Изменения не всегда означают кардинальные перемены, поскольку стабильное функционирование компании предполагает соблюдение принципа преемственности при введении новой должности или сотрудника. Корпоративный секретарь следит за балансом между стратегическими целями предприятия и необходимостью внедрять инновации. Именно поэтому секретарь компании обязан соответствовать корпоративному ландшафту управления для эффективной адаптации к переменам.

Качества реформаторов

Одним из лучших способов соответствовать роли зачинателя изменений служит принятие принципа «обучение в течение всей жизни», что особенно актуально при внедрении технологических новинок. Если корпоративный секретарь до сих пор не имеет представления об алгоритмах, искусственном интеллекте (AI), квантовых вычислениях и блокчейнах, стоит незамедлительно заняться их изучением.

Традиционная модель секретаря компании ограничивала его функции сбором и систематизацией правильного набора данных для представления членам правления. Сегодня многие руководители фирм предпочитают проведение отраслевых исследований собственными ресурсами. В данном контексте секретари не просто молча делают заметки, но являются доверенными советниками топ-менеджеров компании. Играя ключевую роль в определении повестки дня на встречах совета директоров, секретарь, по сути, обладает той же властью, что и руководитель предприятия при осуществлении изменений.

Вместо стремления контролировать весь информационный поток, корпоративному секретарю необходимо признать, что обмен информацией будет осуществляться вне зависимости от его участия. Приоритетная функция секретаря заключается в обеспечении максимально эффективной передачи данных правильным людям в нужный момент.

Среди качеств секретарей-преобразователей также называют быструю адаптацию к ситуации, а также умение определять ценности и собственную роль в конкретных условиях. Например, если новая технология, основанная на искусственном интеллекте, снижает потребность в секретаре как информаторе совета директоров, то ценным активом может стать способность секретаря анализировать информацию из внешних источников либо формулировать точные вопросы для корпоративной системы искусственного интеллекта.

Питер Свабей, директор по вопросам политики и исследованиям в Chartered Governance Institute, предполагает, что одним из главных качеств секретарей-реформаторов выступает уверенность в собственных действиях, что позволяет секретарю выбрать правильный момент для вмешательства в дискуссию (Статья «What Is The Changemaker?» для ICSA, 2019). А Трейси Брэйди, руководитель Company Matters, утверждает, что самореклама корпоративного секретаря необходима для получения возможности высказать собственное мнение по конкретному вопросу.

Функциональность корпоративного секретаря

Советы директоров по-прежнему будут привлекать секретарей компаний для предоставления экспертных консультаций по вопросам регулирования, стратегии, практики и процедур, а также обеспечения эффективности процессов управления и соблюдения регуляторных норм. Поскольку внимание регулирующих инстанций в последнее время усиливается, следует ожидать, что рекомендации корпоративного секретаря будут находиться в приоритете, а его значение в корпорации – возрастать.

По словам Пола Марсела из Governance Partners Group, обязанности корпоративного секретаря можно разделить на следующие 6 категорий:

  • Структура, дизайн, внедрение и поддержка корпоративного управления компании, т.е. обеспечение деятельности членов правления и его комитетов в соответствии с уставом и другими основополагающими документами
  • Разработка и совершенствование программ/процессов корпоративного управления: внедрение лучших мировых практик, а также проведение аудита и оценки членов совета директоров и руководителей
  • Поддержка совета директоров: управление акционерами, проведение заседаний членов правления и комитетов, взаимодействие с заинтересованными сторонами компании
  • Вовлечение и управление сторонними поставщиками услуг корпоративного управления
  • Сотрудничество с командой специалистов относительно планирования деятельности совета директоров, составления финансовых отчетов и пресс-релизов
  • Управление юридическим лицом: проверка деятельности дочерних компаний и совместных предприятий в соответствии со стандартами корпоративного управления
  • Обеспечение безопасности данных и корпоративной связи

Безопасность конфиденциальных данных требует надежных и эффективных инструментов хранения файлов. Так, закон Сарбейнса-Оксли направлен на укрепление корпоративного управления путем поощрения независимости совета директоров и внедрения новых обязанностей в комитете по аудиту деятельности членов правления, в том числе при участии секретаря компании. Стоит отметить, что на секретаря возлагаются защитные функции, т.е. при наличии претензий к руководству компании именно секретарь должен предоставить доказательства объективного принятия решений советом директоров через упорядоченные протоколы заседаний.

Одной из лучших практик использования и хранения данных является создание портала для корпоративных файлов и приложений форума. Члены правления получают возможность обмениваться заметками во время просмотра материалов через портал и общаться по защищенным каналам, право доступа к которому должен контролировать корпоративный секретарь. За безопасность, хранение, распространение файлов и отчетность  несет ответственность IT-отдел.

Таким образом, корпоративный секретарь не только отвечает за содействие надлежащей практике корпоративного управления в качестве опоры руководителя компании, но и выступает инициатором изменений, в случае необходимости их проведения. Такой уровень ответственности требует определенных качеств и навыков, которые вырабатываются посредством соответствующих тренингов и участия в кризисных ситуациях.

Источники:

https://www.icsa.org.uk/blog/the-company-secretary-as-changemaker

https://www.icsa.org.uk/blog/future-company-secretary

Читайте также: