Бизнес-процессы современных предприятий в большинстве случаев построены на тесном сотрудничестве с целым спектром контрагентов, каждый из которых имеет свои цели и задачи, играя собственную роль в развитии предприятия. В ряде случаев, комплексная проверка деятельности таких контрагентов является критичной, но в то же время сопряжена с массой дополнительных проблем. Целью настоящей статьи является представление ряда рекомендаций направленных на повышение качества проверки деятельности таких контрагентов.

Одним из инструментов современного бизнеса, позволяющим существенно оптимизировать штатную численность, организационную структуру предприятий и расходы, а также сэкономить на фонде оплаты труда, сосредоточившись только на собственных бизнес-процессах, является аутсорсинг.

Однако использование аутсорсинга сопряжено с дополнительными рисками и, зачастую, является причиной проявления коррупции и сомнительных финансовых операций.

Также аутсорсинг может стать следствием утечки персональных данных, что связано с нестабильной IT-инфраструктурой и с особенностями используемых на предприятиях  CRM и ERP систем, обеспечивающих доступ к конфиденциальной информации.

При этом даже внедрение аутсорсинга и практика его использования должны строго соответствовать действующему законодательству.

Обращаясь за услугами подобного рода к сторонним организациям, компании изначально отдают себе отчет в том, что подобное решение связано с определенными рисками, однако возможность сэкономить и снять с себя определенную ответственность, в большинстве случаев, заставляет руководство компаний закрывать на эти риски глаза. Ведь заключив договор с организацией, предоставляющей услуги аутсорсинга, возникает иллюзия, что сторонние бизнес-процессы никак не отразятся на деятельности компании.

Однако на практике, несоответствие деятельности таких сторонних контрагентов действующему законодательству может не только стать причиной возникновения репутационных рисков, но и прямо отразиться на финансовой деятельности компании, существенно снизив ее чистый доход. В таких случаях вся вина и ответственность перед целевой аудиторией, клиентами и финансовыми регуляторами будет лежать именно на компании, руководство которой приняло некорректное управленческое решение, доверив свое развитие сторонним лицам.

Сегодня рыночная экономика диктует высокий уровень конкуренции, что заставляет компании более плотно заниматься собственными бизнес-процессами, оптимизируя их и доверяя какую-то их часть сторонним организациям. Со временем потребности компаний растут, объемы производства увеличиваются, расширяется инфраструктура, а, следовательно, растет и объем деятельности, поручаемой контрагентам.

В свою очередь, на определенном этапе контрагенты уже не справляются с объемом порученных работ и начинают расширять собственную инфраструктуру, заключая договоры со сторонними предприятиями, степень ответственности которых существенно ниже.

Подобный сценарий приводит к тому, что у конечного потребителя, то есть у компании-заказчика подобного рода услуг возникают дополнительные, постепенно растущие риски, которые в длительной перспективе могут сказаться на ее репутации, росте финансовых издержек, а также увеличении числа штрафов и санкций со стороны финансовых регуляторов. 

Учитывая подобные тенденции, современным предприятиям и бизнесу в целом следует более тщательно относиться к деятельности и к мониторингу собственных контрагентов.

С одной стороны география и потребности бизнеса в сторонних услугах, включая аутсорсинг, постоянно растут, но с другой стороны степень контроля над поставщиками этих услуг и их деятельностью постепенно снижается. На определенном этапе в результате подобного сотрудничества возникает ситуация при которой объективно оценить все риски, сопряженные с деятельностью контрагентов, невозможно.

Такая оценка включает проверку информации о самом контрагенте, изучение его  учредительных и первичных документов, регламентирующих деятельность, анализ информации о его партнерах, заключенных договорах и соглашениях, а также аудит бухгалтерской и финансовой отчетности.

Такой сценарий существенно ограничивает ресурсы компании-заказчика и не дает возможности предупреждать риски, порожденные подобным сотрудничеством.

В этих условиях возникает потребность в оптимизации и существенном повышении контроля над контрагентами, при этом наиболее актуальной становится необходимость в проведении комплексных проверок их деятельности.

Далее мы порассуждаем о том, как сделать проверку деятельности контрагентов более эффективной, и предложим несколько практических советов. Однако на данном этапе предварительно опишем один существенный нюанс.

Фундаментом для любых отношений, в том числе и в бизнесе, является взаимное доверие, которого на практике оказывается недостаточно. В первую очередь, это связано с тенденцией ведения двойственной политики с одним и тем же контрагентом.

Приведем наглядный пример. Большинство крупных компаний сегодня осуществляют свою деятельность на международном уровне, имея удаленные структурные подразделения в нескольких государствах одновременно. В случае привлечения аутсорсинговых услуг, такие компании стараются обращаться к одному и тому же контрагенту, который бы оказывал услуги на территории различных стран. В свою очередь, законодательства этих стран могут принципиально отличаться, что и порождает целый спектр рисков и проблем, о которых руководства компаний могут даже не подозревать.

С нашей точки зрения, компаниям следует повышать систему внутреннего контроля и более тщательно проводить мониторинг всех бизнес-процессов, включая аспекты взаимодействия с контрагентами.

Таким образом, далее перечислим наши рекомендации:

  1. Необходимо своевременно консолидировать и анализировать всю имеющуюся информацию о деятельности контрагентов

Проблема в том, что крупные контрагенты также обладают обширной базой данной собственных поставщиков услуг, что на практике делает невозможным конечному потребителю объективно оценить все нюансы и аспекты деятельности контрагента. Поэтому уже на предварительном этапе мониторинга и выбора поставщика услуг следует детально ознакомиться с его инфраструктурой и деятельностью, включая изучение учредительных документов, финансовой отчетности, первичных документов, имеющихся сертификатов, заключенных договоров с третьими лицами и анализ информации об этих третьих лицах.

Подобный подход существенно упростит анализ потенциальных рисков в дальнейшем.

  1. В качестве основного критерия, определяющего статус и конкурентоспособность контрагента на рынке, в процессе первичного мониторинга следует использовать результаты его финансовой деятельности

В случае необходимости привлечения третьих лиц для получения различных услуг, бизнес-процессы большинства современных предприятий предполагают проведение предварительного мониторинга поставщиков в соответствии с заранее выбранным критерием. Результаты такого мониторинга выявляют наиболее перспективного контрагента, с которым следует заключить договор и сотрудничать в дальнейшем.

Однако для некоторых предприятий подобный мониторинг превращается в простую формальность и не дает возможности произвести объективную оценку контрагентов на рынке. Поэтому к вопросу выбора критериев для первичного мониторинга следует подходить более ответственно.

С нашей точки зрения таких критериев должно быть несколько, а основным из них – финансово-экономические показатели контрагента. Результатом такого мониторинга должна стать результирующая таблица контрагентов, каждый из которых набрал определенное число баллов. Следовательно, наиболее эффективным окажется тот контрагент, который получил наиболее высокие показатели в результате мониторинга.

  1. Процесс мониторинга деятельности контрагентов на протяжении всего дальнейшего сотрудничества должен быть тщательно проработан

Со временем база данных поставщиков услуг любого предприятия пополняется, однако необходимость мониторинга деятельности этих контрагентов не становится менее актуальной. В случае использовании формального подхода, в результате предварительного мониторинга, отслеживать эффективность и качественную составляющую деятельности таких контрагентов становится сложнее, а, следовательно, необходимо использовать унифицированный подход.

Такой подход предполагает разработку единой стратегии мониторинга деятельности всех контрагентов, что существенно повысит систему внутреннего контроля на самом предприятии.

В некоторых случаях сформировать единый унифицированный подход не представляется возможным в силу разрозненности самих контрагентов и принципиальных отличий их сегментов деятельности. Однако даже в этом случае можно условно разделить всех контрагентов на несколько категорий, к каждой из которых можно разработать наиболее эффективную стратегию мониторинга.

По нашему мнению, подобный прием существенно упростит задачу оперативного выявления потенциальных рисков и даст возможность оптимизировать собственные бизнес-процессы.

  1. Следует делать акцент на мониторинге деятельности контрагентов посредством использования современных технологий

В большинстве случаев современные предприятия стараются контролировать деятельность контрагентов, опираясь на информацию, представленную самим контрагентом в результате предварительного мониторинга. Однако новые технологии дают возможность оперативно знакомиться с информацией, представленной в открытых источниках, в частности, в сети Интернет.

Например, можно проводить регулярный мониторинг кредитных рейтингов организаций, санкционных списков и средств массовой информации, своевременно и оперативно выявляя возможные риски в случаях, когда контрагент попал в поле зрения СМИ или правоохранительных органов.

Подобные мероприятия предполагают дополнительную нагрузку на службы безопасности компаний, однако с технической точки зрения данные процессы могут быть автоматизированы посредством внедрения дополнительного программного обеспечения.

  1. Необходимо оптимизировать процессы эскалации

К сожалению, на практике полностью исключить риски, сопряженные с деятельностью контрагентов, невозможно. Однако действующее законодательство и финансовые регуляторы обязывают крупные компании своевременно оповещать обо всех инцидентах, связанных с нарушениями контрагентов, что и является процедурой эскалации.

Поэтому с одной стороны данная процедура существенно усложняет бизнес-процессы, однако дает возможность своевременно снять с компании ответственность за действия контрагента, посредством делегации процесса принятия решений регуляторам.

Некоторые из представленных рекомендаций, затрагивают проблему внедрения современных технологий в бизнес-процессы предприятий, однако именно их использование – ключ к эффективному комплексному аудиту деятельности контрагентов и третьих лиц.

Именно контрагенты являются причиной большинства рисков, а потому оперативный эффективный мониторинг их деятельности является неотъемлемой обязанностью крупных предприятий, что позволяет реализовывать на практике современное программное обеспечение.

Более того, использование таких технологий дает возможность консолидировать всю полученную информацию о контрагентах и своевременно формировать корректную отчетностью, что существенно повышает качество процесса принятия решений.

К слову, большинство крупных контрагентов изначально знают о требованиях со стороны действующего законодательства и финансовых регуляторов, поэтому стараются идти навстречу заказчику, предоставляя полную информацию о собственной деятельности и о своих контрагентах.

Подобный подход позволяет выработать совместную стратегию управления рисками, которая сводится к:

  • Предоставлению контрагентом всей информации о своих поставщиках на протяжении всей длительности заключенного договора о сотрудничестве, что существенно упрощает процедуры мониторинга деятельности этого контрагента;
  • Организации совместной деятельности в части оптимизации бюджета и снижения издержек;
  • Автоматизации всех бизнес-процессов, связанных с системой внутреннего контроля;
  • Регулярному обмену имеющимися у этих предприятий санкционными списками, базами данных физических лиц и их родственников, которые преследуются, в том числе, по политическим мотивам, в рамках совместного сотрудничества.

Безусловно, участие и помощь контрагента в части выполнения всех требований со стороны действующего законодательства приводит к действительно взаимовыгодному сотрудничеству, однако вероятность подобного сценария в текущих реалиях несоизмеримо мала.

Выводы

Договорная деятельность является неотъемлемым элементом большинства современных предприятий, которые по мере расширения собственной инфраструктуры вынуждены все чаще обращаться за различными услугами к поставщикам.

Сегмент аутсорсинга, в этом смысле, не является исключением и востребован среди крупных холдингов и предприятий крупного, среднего и малого бизнеса, поскольку позволяет оптимизировать собственные бизнес-процессы, и имеет целый спектр дополнительных преимуществ.

Однако на практике использование данного инструмента предполагает обращение за такими услугами к различным контрагентам, за порядок ведения финансово-хозяйственной деятельности которых, в соответствии с текущими требованиями законодательства в случае выявления нарушений, будет, в том числе, отвечать конечный потребитель, то есть предприятие-заказчик таких услуг.

Иными словами, подобное сотрудничество всегда сопряжено с различными рисками, которые необходимо своевременно выявлять и принимать грамотные управленческие решения с тем, чтобы их нивелировать.

Одним из подходов, позволяющих реализовать это на практике, является комплексный анализ деятельности контрагента, который начинается с момента первичного мониторинга, еще на стадии принятия решения о совместном сотрудничестве.

С нашей точки зрения, формирование комплексного подхода к изучению деятельности контрагента на самом начальном этапе взаимодействия с возможной автоматизацией процесса мониторинга в дальнейшем являются ключевым фактором, позволяющим не только своевременно выявлять все риски, сопряженные с этим сотрудничеством, но и оптимизировать собственные бизнес-процессы, которые позволят выполнять все требования, предъявляемые действующим законодательством.