Основная тенденция проектного управления – увеличение количества глобальных проектов в мультикультурной среде. При этом вдвойне увеличивается важность коммуникации и, одновременно, появляются сложности в управлении ею.

По данным исследований можно увидеть, что руководители тратят 70-90% времени на коммуникацию с участниками проектов. Если мы посмотрим хотя бы 70%, то увидим, что это минимум 6 часов из восьмичасового рабочего дня.

Необходимо знать, как нужно правильно коммуницировать, чтобы даже эти 6 часов оказались потрачены с пользой и принесли проекту выгоду. Приведем наиболее частые ошибки, которые допускают руководители при управлении международными проектами:

  • Не принимается во внимание время, которое затрачивается на перевод документации, работу переводчиков и риски недопонимания из-за различий в культуре, языке и многое другое;
  • Не учитывается разница во времени при планировании встреч или сроков принятия решений. Этот момент не отражают в планах коммуникаций.
  • Не составляются единые глоссарии терминологических определений, не проводятся ознакомительные встречи;
  • Руководители забывают объяснить необходимость и значение процессов и методов управления проектами, которые собираются применять, не обеспечивают принятие их командой;
  • Не устанавливаются основные правила поведения на встречах и срок ответов на запросы. Ведь без понятной для всех системы оценки срочности запросов не будет качественной работы;
  • Не учитывается процесс эскалации;
  • Нет точных правил взаимодействия с подрядчиком в контракте. Не прописывается процесс управления изменениями и другие моменты (в основном, всё заканчивается фразой «разберёмся по ходу дела»);
  • Участники проекта не информируются о статусе проекта, текущих задачах на регулярной основе;
  • При краткосрочных проектах не организуются пробные, пилотные проекты, не устанавливают детальные почасовые планы работ;
  • Не ведётся лист доступности участников проекта. Планирование ведут в MS Project, не учитывая национальные праздники, отпуска команд;
  • Не серьёзно относятся к неисполнению плана коммуникаций;
  • План либо не пишется, либо пишется, но про него забывают, убирая в дальний ящик.

Руководители на многие из этих проблем не хотят или не могут тратить время. Однако эта работа может окупиться очень быстро.

Прописав план и исполнив его раз, вы освободите себе время на развитие команды, управление рисками и другие дела, которые попадают в категорию «важно, но не срочно», а потом остаются нерешёнными. Возникает лишняя суета, другие проблемы, которых бы могло не быть, если бы использовать грамотное планирование коммуникации.

Читайте также: