Подарки и проявление радушия среди сотрудников компании является одной из наиболее обсуждаемых тем. Возможно, причина связана с тем, что взятки ассоциируются с риском и преступлением, тогда как подарок служит только знаком признательности за оказанную услугу. Если Вы планируете усовершенствовать процедуру дарения (Gifts & Hospitalities, G & H) внутри компании, прежде всего, определите четкие правила во избежание потенциальных рисков, связанных с дальнейшим выполнением служебных обязанностей. Речь идет об управляемом и адекватном процессе, который полностью контролируется топ-менеджерами компании.

Как управлять презентами?

В случае, если руководство компании придерживается политики «нулевых подарков», сотрудники фирмы обязаны ее соблюдать для экономии времени и предотвращения возможных конфликтов. Но если Вы работаете в нерегулируемой отрасли и стремитесь структурировать корпоративный процесс G & H, возьмите на вооружение следующие рекомендации:

1. Оцените текущие практики вашей компании

Предварительная оценка даст четкое представление о ключевых рисках, с которыми сталкивается фирма, и об отделах, наиболее подверженных угрозам, что облегчит расстановку приоритетов в дальнейшем. Стоит обратиться к внутренним аудиторам или иным контролирующим командам для улучшения понимания текущего состояния предприятия.

По мнению П. Блондет, можно использовать картирование коррупционного риска для оценки имеющихся G & H процедур, если последние разработаны внутри компании (Статья «A Commando Approach to Compliance: Managing Your Gifts and Hospitalities Efficiently» для GAN Integrity, 2020). Полученные результаты следует использовать для создания новых правил, стратегий поэтапного развертывания процесса и определения приоритетов, а также для разработки плана управления изменениями с позиции корпоративной стратегии.

2. Не упускайте из виду поведение

Деловые отношения часто сопровождаются обменом презентами ради дальнейшего развития и поддержки хороших отношений. Тем не менее, определенного рода подарки могут создавать коррупционные риски посредством оказания пассивного влияния на сотрудника компании. В результате последний может действовать или, наоборот, воздерживаться от выполнения своих служебных обязанностей в угоду дарителю. Именно поэтому правильный процесс дарения является ключом к управлению рисками, связанными с мошенничеством или коррупцией.

Внедряя инновации в корпоративную культуру, следует сосредоточиться на действительно важных вещах, таких как наибольшие потенциальные угрозы, вместо того, чтобы контролировать каждое движение персонала фирмы. В случае если вы не работаете в строго регламентированной среде, подавляющее большинство частных подарков и других проявлений доброжелательности вряд ли превратится в серьезную угрозу для компании при соблюдении следующих критериев здравого смысла, а именно:

  • Наличие оправданного бизнес-предложения
  • Умеренность, рациональность и уместность в дарении
  • Презенты стоит преподносить своевременно, в подходящий момент, и не слишком часто
  • Подарки должны считаться законным действием, как в стране дарителя, так и получателя
  • Любые презенты необходимо делать открыто, а не закрытыми дверями и в коридорах
  • Денежные средства или их эквиваленты, ценная информация, нелегальные инновации, торговля должностями или оказание «личной услуги» в категорию легальных подарков не входят.

Также стоит ужесточить правила и усилить внимание к презентам со стороны органов власти либо их родственников. Несомненно, подобное проявление «вежливости» стимулирует развитие бизнеса в определенных отраслях и способствует решению ряда вопросов, но желательно ограничить такие знаки внимания во избежание штрафных санкций и судебных разбирательств. Эту же рекомендацию следует применить относительно подарков внутри компании. Обмен дарами между коллегами также несет ограниченный уровень риска и подпадает под контроль внутренних аудиторов.

Внедряя новые правила, обратитесь к соответствующим заинтересованным лицам. Тем самым, вы не только продемонстрируете готовность к сотрудничеству, но и объедините усилия всей компании ради достижения общей цели.

3. Определите или откорректируйте процедуры

Как только вы проанализировали текущие практики, потенциальные рисковые ситуации и сферу будущих действий, следует приступать к формулировке новых правил поведения, определению ответственных лиц, а также уровней одобрения G & H практик. Обратитесь к следующим принципам:

  •  Предложенные правила должны быть простыми и понятными для всех. Речь идет о том, что принципы получения и дарения презентов стоит сделать аналогичными друг другу. В противном случае сотрудники компании могут не разобраться в существующих нюансах и допустить досадную оплошность.
  •  Установите пороговые значения для декларирования подарков. Например:

Частный презент свыше 100 $ должен быть задекларирован и одобрен руководителем;

Подарок государственному должностному лицу, независимо от суммы, должен быть описан в соответствующей декларации, утвержден руководителем и проверен аудиторами.

  • Будьте прагматичны. Если Вы только запускаете G & H мониторинг, не стоит просить сотрудников компании декларировать презенты, ниже установленного порогового значения. Исключение составляют G & H практики относительно государственных служащих и лиц, к ним приближенных. В противном случае руководство фирмы может отклонить ваши предложения ввиду ограниченности ресурсов и нерелевантности поставленных задач. Не стоит перегружать персонал компании дополнительными обязанностями, лучше сосредоточьтесь на основных рисках. Также сфокусируйтесь на работе с порогами одобрения, а не с порогами запрета. Такой подход обеспечит большую гибкость и прагматизм в налаживании G & H процедур.
  • Будьте дальновидным. Привлекайте руководителей среднего звена для проверки и поддержки G & H практик из своих команд в качестве первоначальных уровней одобрения. Это не только облегчит подотчетность, но и стимулирует дальнейшее внедрение процесса в рамках всей компании. Используйте предоставленные ресурсы для обеспечения соблюдения установленных норм, чтобы сосредоточиться на предоставлении рекомендаций и внесении необходимых коррективов.

4. Разработайте стратегию

После установления правил, следует позаботиться об их распространении внутри компании. Одним из лучших методов выступает привлечение скептиков в пилотные проекты, связанные с G & H процедурами. С одной стороны, у вас появляется возможность познакомиться с их мышлением, с другой стороны, — открывается шанс реализовать разработанную стратегию.

Далее, необходимо сопоставить имеющиеся практики с новыми методами и определить потенциальные сбои, а также изменения, требуемые для перехода на иной корпоративный уровень. Для этого, проинформируйте свою команду о соблюдении новых стандартов, подготовьте план внедрения инноваций посредством плакатов, видеороликов или иных инструментов, найдите «послов G & H практик» и пр. Помните, что G & H процедуры связаны с получением дополнительного вдохновения и мотивации для работы, а не с прессингом и санкциями.

Таким образом, скрупулезный и проактивный подход к управлению G & H процессом способен обеспечить лучшие результаты деятельности, как для сотрудников, так и для компании в целом. Для достижения положительного эффекта стоит разграничить сферы со строгими ограничениями относительно G & H вопросов от простых проявлений любезностей между коллегами.

Источник:

https://www.ganintegrity.com/blog/managing-your-gifts-and-hospitalities/

Читайте также: