Работа по внедрению стратегического подхода в системе закупок — длительный и трудоемкий процесс, требующий высокого уровня профессионализма от сотрудников. Квалифицированные специалисты по стратегическим закупкам стремятся получить от поставщиков наилучшие коммерческие условия, ведущие к заключению выгодных контрактов. Кроме того, они должны стимулировать внедрение инновационных методов для оптимизации расходов и создания дополнительной ценности продукта или услуг компании.

Стратегические закупки и их важность для организации

Стратегические закупки – это постоянная деятельность, направленная на уменьшение расходов компании за счет получения наилучшей закупочной цены. Это выражается в повышении эффективности бизнеса, минимизации рисков, а также в установлении долгосрочных отношений с поставщиками. К сожалению, многие руководители компаний недооценивают значимость стратегических закупок, поскольку закупки по своей сущности не являются направлением, которое приносит прибыль.

Однако, стратегический подход к закупкам и постоянные инновации вносят намного больший вклад в увеличение рентабельности компании, чем ее тактическая и операционная деятельность. Кроме того, стратегические закупки позволяют снизить расходы компании в несколько раз. Как правило, гибкость принимаемых решений и стимулирование конкуренции между поставщиками ведут к положительным экономическим результатам для закупающей стороны.

Организация стратегических закупок в компании предполагает наличие соответствующих умений, навыков и подготовки специалистов по закупкам. Сегодняшние руководители компаний хотят видеть новый тип менеджеров по закупкам. Такие сотрудники должны не только знать где и что купить, они должны иметь «стратегическое» мышление с ясным пониманием задач бизнеса и того, как закупки могут способствовать успеху компании.

Компетенции руководителя отдела и специалиста по стратегическим закупкам

Исследования консалтинговой компании McKinsey & Company показали, что организации с эффективными командами по закупкам неизменно опережают конкурентов по финансовым показателям, а достижения этих команд напрямую зависят от компетенций сотрудников по закупкам. Под компетенцией понимается определенный стандарт поведения, требуемый для успешных стратегических закупок. Рассмотрим самые важные навыки и умения специалистов по закупкам в компании.

1. Навыки стратегического управления

Специалисты по закупкам должны уметь создавать долгосрочные бизнес-планы с учетом основных тенденций на рынке. Для закупок товаров важно тщательно обдумывать тактические и стратегические шаги и понимать возможные последствия таких действий. Профессионал должен обладать глубокими знаниями процессов и продуктов. Он выбирает слова и действия, которые окажут положительное влияние на группу или отдельного человека. Для решения проблем руководитель должен уметь сосредоточиться на основных причинах и разрабатывать различные возможные решения.

2. Умение управлять проектами и нацеленность на результат

Данная компетенция предполагает умение управлять процессом закупок путем разработки и успешной реализации проектов. Распределение функций, установление сроков и постановка целей имеют первостепенное значение для руководителя отдела закупок. Специалист по закупкам должен постоянно стремиться к улучшению процесса закупок в соответствии с внутренними стандартами компании. Его предложения и решения должны быть финансово обоснованы исходя из бюджета закупок.

3. Навыки категорийного менеджмента

Стратегический подход требует, чтобы специалисты по закупкам умели распределять затраты компании по категориям, основываясь на важности продукта или услуг компании, а также с учетом особенностей рынка. Управление категориями предполагает классификацию расходов в соответствии с конкретными товарами или услугами, имея в виду их качество, сервис, риски и стоимость. Если специалист по закупкам понимает концепцию формирования затрат для групп товаров, то он будет впереди конкурентов.

4. Применение новых технологий

Современные менеджеры по закупкам должны оценивать и анализировать тенденции на рынке, а также уметь преобразовывать информационные технологии в гибкие и эффективные решения. Исследования компании SAP Ariba показали, что новые технологии закупок станут одной из самых значительных тенденций в ближайшие несколько лет. С развитием технологий система закупок становится все более автоматизированной, и практикующие специалисты должны быть в состоянии адаптироваться к новым условиям.

Сотрудники по закупкам должны изучать и внедрять новые технологии. Важно уметь пользоваться новым программным обеспечением и инструментами на ежедневной основе для того, чтобы визуализировать, формулировать и решать проблемы различной сложности на основе всей доступной информации. Владея аналитикой, специалист лучше понимает рынок и его тренды, производителей и поставщиков, возможный бюджет и пути для оптимизации затрат.

5. Навыки ведения переговоров и коммуникативные способности

Специалисты по закупкам часто общаются с поставщиками, клиентами и бизнес партнерами, а также с руководством компании и другими сотрудниками компании. Поэтому отличные навыки коммуникации очень важны. Эксперт по закупкам должен уметь четко выражать свои мысли как в письменной форме, так и в беседе. Хороший руководитель также должен уметь слушать, чтобы лучше понимать потребности и проблемы коллег и поставщиков. Важна также способность убеждать, влиять и изучать позиции и альтернативы для достижения наилучших результатов, которые будут соответствовать стратегическим целям закупок организации.

Компании, которые имеют прочные и содержательные отношения со своими поставщиками, имеют неоспоримое преимущество перед конкурентами. Надежность и компетентность являются основой для хороших отношений с партнерами. Поставщики часто видят в закупщиках опытных советников, которые могут предлагать новые идеи и совместно находить пути для повышения эффективности бизнеса.

Трудности с подбором кадров

Найти специалистов, которые бы обладали всеми перечисленными компетенциями не так просто. Среди уже работающих специалистов по закупкам далеко не все обладают такими навыками. Компании могут долго подбирать квалифицированного сотрудника и часто на эту должность берут кандидата, который хоть и не обладает всеми необходимыми качествами, но имеет потенциал для роста.

Как же решить эту проблему? Вместо того, чтобы тратить время и средства на поиск идеального сотрудника, руководителям следует создавать эффективную команду, которая сможет слаженно работать. Например, успешная футбольная команда состоит из игроков, которые сильны на своих местах. Игрок, который хорошо забивает голы и тот, кто хорошо играет в защите, не меняются местами. Это касается и отдела закупок.

Очень трудно найти высокопрофессионального сотрудника по стратегическим закупкам. Легче создать идеальную команду. При сформированной команде руководители могут успешно трансформировать текущие закупки в стратегические.

Первый шаг в создании команды – понять сильные и слабые стороны сотрудников. Относительно простой способ – это использование аттестации и оценивания сотрудников. После того, как пробелы в навыках выявлены, следующим шагом будет их устранение. Руководителям отделов закупок лучше сосредоточиться на развитии наиболее важных компетенций и перераспределении обязанностей в соответствии с сильными сторонами сотрудников.

Частыми причинами неэффективной работы отдельных сотрудников и отдела в целом являются трения между работниками и не соответствующее стимулирование. Поэтому руководителям следует активно содействовать обсуждению вопросов в коллективе и своевременно устранять препятствия для ведения успешного бизнеса.

Важность постоянного повышения квалификации

Пять компетенций, которые описаны выше, очень важны для высококвалифицированных специалистов по закупкам. Компании должны формировать и развивать такие навыки и умения у сотрудников путем организации корпоративных программ обучения, проведения тренингов, мастер-классов и семинаров.

В настоящее время многие компании применяют современные методы обучения, такие как игровые техники и симуляции на основе сценариев, которые отражают реальные рабочие ситуации. Организованный в компании процесс повышения квалификации позволяет специалистам приобретать навыки и знания, необходимые для их работы, а также готовит их к решению любых профессиональных задач в будущем.

В настоящее время в странах СНГ в отделах закупок работает много молодых людей без достаточного профессионального опыта. Чтобы быть в курсе изменений в отрасли, сотрудники должны постоянно повышать свою квалификацию самостоятельно посредством участия в вебинарах и чтения специализированной литературы. Такой подход поможет им стать настоящими профессионалами, способными обеспечить наилучшие бизнес результаты и помочь организации достичь своих целей.