Жесткое государственное регулирование и бюрократические формальности отрицательно сказываются на стремлении многих бизнесменов начать новое дело. Как крупные корпорации, так и малые фирмы, попадают в зону риска в случае несоблюдения установленных норм, что грозит не только штрафными санкциями, но и мощным ударом по репутации.

Прежде чем запустить процесс, следует провести тщательный мониторинг существующих законов. В приоритете – нормативные акты, которые имеют непосредственное отношение к Вашей сфере деятельности. Естественно, что специализация отрасли диктует определенные нюансы в области регулирования, но мы выделим общие тенденции, применимые к предприятиям любого формата.

1. Принцип равенства

В европейской практике весьма актуальной остается проблема расовой и сексуальной дискриминации на рабочем месте. Так, в США, Комиссия по обеспечению равных возможностей в сфере занятости [1] проводит регулярные рейды относительно соблюдения буквы закона в обозначенном контексте. На постсоветском пространстве в последние годы также муссируется дискуссия о гендерной квоте и увеличении количества женщин среди управленцев. Правда, со стороны законодателей так и не был создан соответствующий орган, контролирующий соблюдение указанной нормы. Более того, правки, связанные с гендерной проблематикой, носят рекомендательный характер.  

Перспективы присоединиться к международному бизнес-сообществу обязывают отечественных предпринимателей не только иметь представление о различных формах дискриминации в сфере занятости, но и прописывать европейские нормы в статутах компаний. Не лишней считается практика проведения тренингов среди сотрудников и периодическое обновление персонала в целях балансировки мужского и женского представительства в стенах компании. Например, исследования показывают, что судебные издержки американских компаний по иску о неправомерном увольнении могут доходить до 85 000 долларов, а выигравшие истцы получают компенсацию в размере 500 000 долларов [2]. Согласитесь, подобные выплаты – ощутимый удар по финансовой составляющей.

В качестве ресурса учебных материалов и пособий можно зайти на сайт американского Управления по делам малых предприятий [1], за плечами которого весьма солидный опыт консультирования бизнесменов о нюансах трудового законодательства. Не стоит обходить вниманием электронный ресурс Министерства социальной политики, где публикуются последние законодательные правки не только относительно гендера, но и требования по предоставлению отчетности об уровне зарплат сотрудников, отчислениях в Пенсионный фонд и медицинской страховке. Их несоблюдение также грозит судебными исками и выплатой крупных административных штрафов.

2. Принцип социального обеспечения

Расходы с выплатой пособий часто становятся тяжелым финансовым бременем для малых фирм, в основном из-за сокращения коэффициента полезного действия. Например, в США владельцы малого бизнеса выделяют до 80 процентов на одного сотрудника, по сравнению с крупными корпорациями [2]. Выплата пенсий и пособий по болезни в соответствии с законодательными нормами отпугивает многих бизнесменов из-за потенциального снижения дохода и эффективности предприятия.

Для составления верного прогноза следует продумать план оценивания рисков, иметь в распоряжении все правительственные правки и шаблоны оформления документов. Так, в США действует закон о медицинском страховании, запрещающий повышение размера оплаты на основе генетической информации. Ещё один интересный случай связан с актом COBRA [2], который вменяет в обязанность работодателю продление групповой медицинской страховки после увольнения сотрудников.

На постсоветском пространстве вопросы здравоохранения на рабочем месте в основном ограничиваются оформлением больничных листов. Лишь немногие частные компании занимаются качественной страховкой жизни и здоровья своих сотрудников. Хотя все чаще чиновники угрожают пересмотром законодательства в пользу европейской практики.    

3. Принцип разумного распределения обязанностей

Для малого и среднего бизнеса отдел кадров, как правило, представлен одним сотрудником с множеством функций. Он или она одновременно отвечает за правильное оформление документов, налаживание трудовых отношений в коллективе, юридическое сопровождение, обучение персонала и многое другое. Множественность обязанностей выливается в поверхностное знание трудового законодательства, что может обернуться либо текучестью кадров, либо экономическими санкциями.        

Типичный работник по кадрам специализируется в определенной узкой области, в то время как полноценное структурное подразделение играет решающую роль при проверках Министерства социальной политики. Незнание закона не освобождает от ответственности, особенно когда речь идет об аудите или государственном расследовании. Если сотрудник принимает неверное решение о выплате компенсации или даже задает компрометирующий вопрос на собеседовании, его действия могут привести к разрушительным последствиям.  

4. Принцип новаторства

Большинство отечественных компаний все чаще склоняются к использованию онлайн-сервисов для хранения внутренней документации. С одной стороны, это удобно, с другой стороны, наличие множества печатных копий одного договора неоднократно оборачивается замедлением работы и путаницей в отчетах.

Так, в случае изменения социального статуса сотрудника, необходимо в кратчайшие сроки скорректировать вычеты на пособие и в фонд заработной платы. Случается, что указанными процессами занимаются разные подразделения, которые, тем не менее, полностью зависят друг от друга. То есть на каждом этапе передачи информации, при отсутствии слаженной системы коммуникации и общего электронного ресурса, возникает вероятность допущения ошибки.

Опасность возрастает с увеличением количества сотрудников и пакетов документов. Простой в одной области неизменно приводит к остановке процесса в целом. Для осуществления правильных вычетов из заработной платы сотрудника, необходимо поступление точных и актуальных сведений в платежную ведомость. Синхронизация процессов уменьшает вероятность внесения неверных исправлений, сохраняя время и нервы персонала на выяснение обстоятельств.

Если для осуществления расчетов привлекается третья сторона, владелец малого бизнеса обязан скоординировать усилия команды посредством налаживания тесной коммуникации и функционирования программного обеспечения выбранной системы расчета. Хотя наличие новейшей программы не служит панацеей от всех проблем. В любом случае предприниматель может обратиться за квалифицированной помощью извне, предоставив стратегическое руководство определенными вопросами независимым экспертам.  

5. Принцип масштабирования

Увеличение прибыли, ресурсов и персонала ведет к пропорциональному расширению законодательной базы, которой должен придерживаться владелец малого бизнеса. Поэтому крайне важно проверить государственные законы, принимая решение о масштабировании деятельности. Показательной в данном контексте является американская бизнес-среда. Например, в США действует закон о доступном медицинском обслуживании [3], согласно которому работодатели со штатом в 50 и более человек должны предлагать пакеты льгот по медицинскому страхованию.

Перед расширением производства оцените собственные возможности, поскольку подобная операция предполагает дополнительные расходы, идущие вразрез с первоначальными расчетами. Необходимость соблюдения новых требований иногда может стать весомой причиной для сдерживания роста. Многие предприниматели предпочитают накопить капитал и удостовериться в собственной стабильности, прежде чем решиться на столь серьезный шаг.   

Хотя, по мнению директора компании Homebase, Кэрол Вуд, “сами по себе правила не несут вреда бизнесу” [3]. Скорее, речь идет об увеличении расходов, которое не каждая компания может себе позволить. Нормативы не выступают в качестве кнута или пряника, они лишь дают перерыв для обдумывания будущей стратегии. “Вряд ли соблюдение законодательства способно лишить предприятие финансовых выгод от масштабирования производства” [3].

Не последнюю роль в успешности задуманного проекта играет человеческий фактор. Сотрудничество с опытными и сертифицированными специалистами поможет разобраться в нормативных тонкостях. Конечно, партнёрство с профессионалами предполагает выплату солидного гонорара. Но в будущем их консультации помогут сэкономить первоначальный финансовый капитал, благодаря правильному соблюдению требований.

Модернизация производства, как правило, сопровождается обновлением программного обеспечения. С его помощью можно не только корректировать рабочий график, но подготовить отчеты о текущих процессах и проконтролировать повседневные операции. Хотя программное обеспечение не может рассматриваться как полноценная замена бизнес-планированию, оно используется в качестве эффективного инструмента для автоматизации части работы, связанной с рациональным управлением человеческими ресурсами.      

Не стоит пугаться законодательных норм и отказываться от увеличения прибыли, поскольку расширение масштабов бизнеса является закономерным витком эволюции. Верное планирование расходов приводит одновременно к увеличению потенциальных доходов. Ввиду частых правок в законодательном кодексе, необходимо держать руку на пульсе важных политических событий, которые могут иметь юридические последствия. Оставаться активным в нормативном контексте – это лучший способ избежать штрафов и построить здоровый бизнес.   

В заключение следует отметить, что практика комплаенса заключается не только в предотвращении дорогостоящих ошибок и сохранении инвестиций, но и в получении удовлетворения от работы. Отказываясь играть по правилам, вы находитесь в постоянном ожидании санкций и судебных исков, грозящих ликвидации Вашего дела и репутации. Соответствие нормативным требованиям убережет Ваши доходы и откроет широкие перспективы.

Список ресурсов: 

1. https://www.cricpa.com/small-business-compliance/

2. https://www.trinet.com/insights/top-5-hr-compliance-concerns-for-small-business

3. https://www.businessnewsdaily.com/11028-small-business-growth-regulations.html