Модное слово комплаенс совсем недавно появилось в современных бизнес кругах. Пришло оно, как и большинство терминов из Запада. Что же это такое и с чем его едят, какие полномочия должны быть у сотрудников комплаенс, рассмотрим ниже.

Функции и задачи комплаенс-офицеров и организация внутреннего контроля в компании

Итак, комплаенс — это способность сотрудников действовать соответственно порядку, правилам и запросам, принятым в компании. Если быть конкретнее, то комплаенс – это целая система контроля за соблюдением в процессе ведения бизнеса:

  • законов;
  • нормативных актов регуляторных органов;
  • внутреннего устава компании;
  • правил, утвержденных в компании.

Соответственно комплаенс выполняет и функцию регулятора рисков, которые могут возникнуть у компании при несоблюдении всех норм в процессе деятельности.

Основная функция комплаенс-офицеров — регуляторная. То есть простыми словами, они должны следить за четким выполнением компанией и ее сотрудниками установленных норм и действующего законодательства. Цель – предотвратить возможные риски и потери для компании в следствии нарушений определенных норм и правил. Комплаенс-офицеры есть далеко не в каждой компании. Многие считают, что такая служба необходима только банкам или крупному бизнесу. Это первое заблуждение. Комплаенс — служба необходима каждой компании, построенной для принесения прибыли.

В процессе зарабатывания денег часто компания забывает о существовании тех или иных норм, законодательных актов и предписаний. Задача комплаенс-сотрудников напомнить об этом и предотвратить правонарушение или потерю доверия клиентов. Если каждая сделка будет проверяться комплаенс-контролем, снижаются многие риски (1):

  • применение админштрафов;
  • выездные проверки;
  • применение санкций к должностным лицам;
  • запрет осуществления операций со счетами;
  • аннуляция лицензии;
  • временное прекращение деятельности;
  • возможность признания сделок недействительными;
  • ущерб рейтинга в бизнес-кругах и потеря доверия клиентов.

Для достижения поставленных целей комплаенс-офицеры должны выполнять следующие функции (1).

  1. Независимость. Эта функция включает в себя несколько компонентов.

Во-первых, комплаенс-служба должна пользоваться официальным статусом в компании.  Во-вторых, следует определить специалиста комплаенс-службы, который будет руководить рисками и совершать контроль всего отделения комплаенс-контроля.

Необходимо предпринять меры, чтобы у специалистов такой службы отсутствовали конфликты и противоречия относительно осуществления комплаенс-контроля. Важными составляющими успеха является открытый доступ у специалистов ко всем документам и ресурсам компании, а также отдельный бюджет для финансирования исполнения их функций.

  1. Комплаенс-служба должна иметь официальный статус.  Это может быть отдельное положение, которое будет регулировать деятельность такой службы. В положении должны быть четко прописаны все права и полномочия комплаенс-офицеров. Здесь указываются:
  • функции специалистов комплаенс-контроля по подразделениям;
  • права на организацию проведения проверок и расследований внутри компании;
  • право получать необходимую информацию и документы;
  • право беспрепятственно высказывать свое мнение руководству компанию по результатам проверок и расследований;
  • обеспечение прямого доступа специалистов комплаенс-контроля к высшему руководству компании.
  1. Отчетность комплаенс-службы. Специалисты службы могут быть подотчетны руководителям подразделений или напрямую руководству. Это зависит от структуры и размеров компании и самой службы.
  2. Отсутствие конфликта интересов. Руководители комплаенс-службы, равно как и специалисты, не могут выполнять других обязанностей помимо комплаенса. Это необходимо для исключения заинтересованности определенных сотрудников в сделках или прочих действиях компании (2).
  3. Полное ресурсное обеспечение. Комплаенс-службу необходимо в полной мере обеспечить ресурсами, в том числе техническими для беспрепятственного выполнения своих задач и функций.
  4. Наличие взаимодействий с надзорными и проверяющими органами. Для повышения эффективности комплаенс-контроля и результативного управления рисками специалисты должны иметь взаимодействие с проверяющими учреждениями.

Проблематика: почему важно проводить регулярное обучение сотрудников по вопросам комплаенса

Сотрудники компаний должны проходить обучение регулярно. Почему это так важно? В первую очередь потому, что все специалисты должны знать и понимать свои функции и методы их выполнения. Регулярность проведения тренингов для сотрудников по вопросам комплаенса необходима для каждой компании, независимо от размеров. Меняется законодательство, регулятивные акты, внутренние положения компании – все эти документы должны быть донесены до ведома сотрудников. Также служащие должны четко понимать, какие именно риски могут возникнуть в процессе работы и как их предупредить. Неосведомленность сотрудников с комплаенс и этической политикой компании может навредить деловой репутации или привести к возникновению законодательных нарушений, последствия которых будет тяжелее исправить, нежели предупредить само правонарушение.

Основным заданием комплаенс-службы является сведение к минимуму правовых и репутационных рисков для компании, которые могут возникать как следствие нарушений этических и правовых норм.

Понятие «коррупция» в комплаенсе означает не только отношения компания-государство, но и отношения внутри компании (2). Потому служба должна четко понимать, с чем им предстоит бороться и какие правонарушения предотвращать. К ним относятся «откаты», бонусы, злоупотребление должностными полномочиями.

Категории сотрудников, которым следует пройти обучение комплаенс-контроля (3):

  • руководители компаний, предприятий, отдельных подразделений;
  • сотрудники комплаенс-службы;
  • руководящие лица подразделений безопасности компании;
  • специалисты по договорной работе;
  • юристы компании;
  • специалисты HR-безопасности;
  • специалисты отдела аудита и внутреннего контроля.

Компания, в которой сотрудники и руководство обучены основам комплаенс-контроля и внутренней этики, как правило, достигают большего успеха и экономических показателей деятельности. Именно увеличение эффективности работы компании и ее прибыльности является следствием регулярного обучения.

Советы и рекомендации по организации внутреннего обучения

Многие компании и их сотрудники считают комплаенс-обучение скучным и необязательным.  Но неспособность привлечь и заинтересовать сотрудников обучением может быть чревато нарушением этических норм компании и снижения ее авторитета на рынке.

Важным моментом является правильная организация обучения сотрудников. Естественно, что комплаенс-специалистам хочется поделиться со слушателями множеством информации. Но не следует обременять сотрудников лишней информацией, чтобы не потерять их внимание.

Важно не слишком внедряться в детали, например, тех же законодательных актов. Так не всем сотрудникам необходимо знать полностью их содержание. Возможно, им достаточно понимать лишь общие правила и нормы, без конкретных деталей (4).

Эффективно себя зарекомендовала система электронного обучения, которая позволяет вложит в 30-40 минут большее количество информации, нежели возможно донести читая обычную лекцию. Более того участники обучения наглядно видят материалы и информацию, что значительно повышает восприимчивость и усвояемость увиденного и услышанного.

На большинстве подобных тренингов сотрудники учатся тому, что не следует делать, чтобы не совершать нарушений этики или правонарушений. Это не совсем правильно.

Обучение следует построить в интерактивной форме, приводя реальные живые примеры. Можно предложить разыграть ситуацию и по результатам обсудить, правильно или нет, повел себя сотрудник. Проанализировать последствия такого поступка, а также, что было бы, если бы он поступил иначе. Такая интерактивная форма обучения комплаенсу наиболее эффективна для компаний, помогает сконцентрировать внимание и приносит максимально положительные результаты.

Основные факторы продуктивного тренинга:

  • не углубляться в детали;
  • выделять основные моменты;
  • разбавлять теоретический материал интерактивными ситуациями;
  • использовать электронные ресурсы;
  • моделировать ситуации и анализировать их;
  • использовать тематические видео, обсуждать их и анализировать реакцию слушателей.

Обучение должен проводить человек с хорошей дикцией и положительной интонацией голоса, способный расположить и заинтересовать аудиторию. Использование всех вышеуказанных методик обучения дают возможность значительно повысить восприимчивость сотрудников к информации. Правильно построенное обучение повышает грамотность сотрудников, редактирует модель их поведения на рабочем месте. Правильно полученная и усвоенная информация помогает им вести бизнес этично и в рамках норм действующего законодательства с соблюдением правил компании (4).

Комплаенс-контроль – важный элемент структуры любой компании. Он отвечает за соблюдение этичных норм и правил. Служба комплаенс-контроля помогает предугадать и соответственно предотвратить возможные риски компании. Залогом успеха является регулярное обучение сотрудников. Следствие – повышение эффективности, деловой репутации и прибыльности компании.

 

Список источников:

  1. Cross-Industry Corporate Compliance Survey Results, Business Risk Services /Corporate compliance. Ernst & Yang LLP, 2012.
  2. The Foreign Corrupt Practices Act 0f 1977, as amended, 15 U.S.C. $$ 78
  3. Compliance and Compliance Function in Banks, April2014. Enhancing Corporate Governance for Banking Organizations 2014, July.
  4. Compliance Wave, How to stop Delivering Boring Compliance Training: a holistic Approach to Employee Engagement.