Модное слово комплаенс совсем недавно появилось в современных бизнес кругах. Пришло оно, как и большинство терминов из Запада. Что же это такое и с чем его едят, какие полномочия должны быть у сотрудников комплаенс, рассмотрим ниже.
Функции и задачи комплаенс-офицеров и организация внутреннего контроля в компании
Итак, комплаенс — это способность сотрудников действовать соответственно порядку, правилам и запросам, принятым в компании. Если быть конкретнее, то комплаенс – это целая система контроля за соблюдением в процессе ведения бизнеса:
- законов;
- нормативных актов регуляторных органов;
- внутреннего устава компании;
- правил, утвержденных в компании.
Соответственно комплаенс выполняет и функцию регулятора рисков, которые могут возникнуть у компании при несоблюдении всех норм в процессе деятельности.
Основная функция комплаенс-офицеров — регуляторная. То есть простыми словами, они должны следить за четким выполнением компанией и ее сотрудниками установленных норм и действующего законодательства. Цель – предотвратить возможные риски и потери для компании в следствии нарушений определенных норм и правил. Комплаенс-офицеры есть далеко не в каждой компании. Многие считают, что такая служба необходима только банкам или крупному бизнесу. Это первое заблуждение. Комплаенс — служба необходима каждой компании, построенной для принесения прибыли.
В процессе зарабатывания денег часто компания забывает о существовании тех или иных норм, законодательных актов и предписаний. Задача комплаенс-сотрудников напомнить об этом и предотвратить правонарушение или потерю доверия клиентов. Если каждая сделка будет проверяться комплаенс-контролем, снижаются многие риски (1):
- применение админштрафов;
- выездные проверки;
- применение санкций к должностным лицам;
- запрет осуществления операций со счетами;
- аннуляция лицензии;
- временное прекращение деятельности;
- возможность признания сделок недействительными;
- ущерб рейтинга в бизнес-кругах и потеря доверия клиентов.
Для достижения поставленных целей комплаенс-офицеры должны выполнять следующие функции (1).
- Независимость. Эта функция включает в себя несколько компонентов.
Во-первых, комплаенс-служба должна пользоваться официальным статусом в компании. Во-вторых, следует определить специалиста комплаенс-службы, который будет руководить рисками и совершать контроль всего отделения комплаенс-контроля.
Необходимо предпринять меры, чтобы у специалистов такой службы отсутствовали конфликты и противоречия относительно осуществления комплаенс-контроля. Важными составляющими успеха является открытый доступ у специалистов ко всем документам и ресурсам компании, а также отдельный бюджет для финансирования исполнения их функций.
- Комплаенс-служба должна иметь официальный статус. Это может быть отдельное положение, которое будет регулировать деятельность такой службы. В положении должны быть четко прописаны все права и полномочия комплаенс-офицеров. Здесь указываются:
- функции специалистов комплаенс-контроля по подразделениям;
- права на организацию проведения проверок и расследований внутри компании;
- право получать необходимую информацию и документы;
- право беспрепятственно высказывать свое мнение руководству компанию по результатам проверок и расследований;
- обеспечение прямого доступа специалистов комплаенс-контроля к высшему руководству компании.
- Отчетность комплаенс-службы. Специалисты службы могут быть подотчетны руководителям подразделений или напрямую руководству. Это зависит от структуры и размеров компании и самой службы.
- Отсутствие конфликта интересов. Руководители комплаенс-службы, равно как и специалисты, не могут выполнять других обязанностей помимо комплаенса. Это необходимо для исключения заинтересованности определенных сотрудников в сделках или прочих действиях компании (2).
- Полное ресурсное обеспечение. Комплаенс-службу необходимо в полной мере обеспечить ресурсами, в том числе техническими для беспрепятственного выполнения своих задач и функций.
- Наличие взаимодействий с надзорными и проверяющими органами. Для повышения эффективности комплаенс-контроля и результативного управления рисками специалисты должны иметь взаимодействие с проверяющими учреждениями.
Проблематика: почему важно проводить регулярное обучение сотрудников по вопросам комплаенса
Сотрудники компаний должны проходить обучение регулярно. Почему это так важно? В первую очередь потому, что все специалисты должны знать и понимать свои функции и методы их выполнения. Регулярность проведения тренингов для сотрудников по вопросам комплаенса необходима для каждой компании, независимо от размеров. Меняется законодательство, регулятивные акты, внутренние положения компании – все эти документы должны быть донесены до ведома сотрудников. Также служащие должны четко понимать, какие именно риски могут возникнуть в процессе работы и как их предупредить. Неосведомленность сотрудников с комплаенс и этической политикой компании может навредить деловой репутации или привести к возникновению законодательных нарушений, последствия которых будет тяжелее исправить, нежели предупредить само правонарушение.
Основным заданием комплаенс-службы является сведение к минимуму правовых и репутационных рисков для компании, которые могут возникать как следствие нарушений этических и правовых норм.
Понятие «коррупция» в комплаенсе означает не только отношения компания-государство, но и отношения внутри компании (2). Потому служба должна четко понимать, с чем им предстоит бороться и какие правонарушения предотвращать. К ним относятся «откаты», бонусы, злоупотребление должностными полномочиями.
Категории сотрудников, которым следует пройти обучение комплаенс-контроля (3):
- руководители компаний, предприятий, отдельных подразделений;
- сотрудники комплаенс-службы;
- руководящие лица подразделений безопасности компании;
- специалисты по договорной работе;
- юристы компании;
- специалисты HR-безопасности;
- специалисты отдела аудита и внутреннего контроля.
Компания, в которой сотрудники и руководство обучены основам комплаенс-контроля и внутренней этики, как правило, достигают большего успеха и экономических показателей деятельности. Именно увеличение эффективности работы компании и ее прибыльности является следствием регулярного обучения.
Советы и рекомендации по организации внутреннего обучения
Многие компании и их сотрудники считают комплаенс-обучение скучным и необязательным. Но неспособность привлечь и заинтересовать сотрудников обучением может быть чревато нарушением этических норм компании и снижения ее авторитета на рынке.
Важным моментом является правильная организация обучения сотрудников. Естественно, что комплаенс-специалистам хочется поделиться со слушателями множеством информации. Но не следует обременять сотрудников лишней информацией, чтобы не потерять их внимание.
Важно не слишком внедряться в детали, например, тех же законодательных актов. Так не всем сотрудникам необходимо знать полностью их содержание. Возможно, им достаточно понимать лишь общие правила и нормы, без конкретных деталей (4).
Эффективно себя зарекомендовала система электронного обучения, которая позволяет вложит в 30-40 минут большее количество информации, нежели возможно донести читая обычную лекцию. Более того участники обучения наглядно видят материалы и информацию, что значительно повышает восприимчивость и усвояемость увиденного и услышанного.
На большинстве подобных тренингов сотрудники учатся тому, что не следует делать, чтобы не совершать нарушений этики или правонарушений. Это не совсем правильно.
Обучение следует построить в интерактивной форме, приводя реальные живые примеры. Можно предложить разыграть ситуацию и по результатам обсудить, правильно или нет, повел себя сотрудник. Проанализировать последствия такого поступка, а также, что было бы, если бы он поступил иначе. Такая интерактивная форма обучения комплаенсу наиболее эффективна для компаний, помогает сконцентрировать внимание и приносит максимально положительные результаты.
Основные факторы продуктивного тренинга:
- не углубляться в детали;
- выделять основные моменты;
- разбавлять теоретический материал интерактивными ситуациями;
- использовать электронные ресурсы;
- моделировать ситуации и анализировать их;
- использовать тематические видео, обсуждать их и анализировать реакцию слушателей.
Обучение должен проводить человек с хорошей дикцией и положительной интонацией голоса, способный расположить и заинтересовать аудиторию. Использование всех вышеуказанных методик обучения дают возможность значительно повысить восприимчивость сотрудников к информации. Правильно построенное обучение повышает грамотность сотрудников, редактирует модель их поведения на рабочем месте. Правильно полученная и усвоенная информация помогает им вести бизнес этично и в рамках норм действующего законодательства с соблюдением правил компании (4).
Комплаенс-контроль – важный элемент структуры любой компании. Он отвечает за соблюдение этичных норм и правил. Служба комплаенс-контроля помогает предугадать и соответственно предотвратить возможные риски компании. Залогом успеха является регулярное обучение сотрудников. Следствие – повышение эффективности, деловой репутации и прибыльности компании.
Список источников:
- Cross-Industry Corporate Compliance Survey Results, Business Risk Services /Corporate compliance. Ernst & Yang LLP, 2012.
- The Foreign Corrupt Practices Act 0f 1977, as amended, 15 U.S.C. $$ 78
- Compliance and Compliance Function in Banks, April2014. Enhancing Corporate Governance for Banking Organizations 2014, July.
- Compliance Wave, How to stop Delivering Boring Compliance Training: a holistic Approach to Employee Engagement.
