Коронавирус создал кризисную ситуацию не только в здравоохранении, но и в сфере бизнеса, изменив условия работы для сотрудников многих фирм. Перед компаниями возникла задача не только обеспечить стабильность функционирования предприятий посредством дистанционной работы, но и разработать комплаенс политику, соответствующую требованиям регулирующих органов, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций.

Текущее положение дел

Согласно отчету FINRA (Financial Industry Regulatory Authority), сумма дисциплинарных штрафов в 2019 г. снизилась до 44 млн. дол., по сравнению с 61 млн. дол. в 2018 г. Тенденция к сокращению затронула размер реституций и количество дисциплинарных взысканий, которые уменьшились на 8% и 7% соответственно. Результат такого снижения составил 70 млн. дол. общих денежных санкций, назначенных FINRA за 2019 г. Стоит отметить уменьшение количества судебных разбирательств против компаний, а также сокращение числа лиц, отстраненных от служебных обязанностей. Так, в 2019 г. FINRA запретила деятельность 198 человек, что на 6% меньше по сравнению с 2018 г. (Статья «5 Strategies CEOs Can Apply to Avoid Record-Breaking FINRA Fines» для Corporate Compliance Insights, 2017).

Сокращение штрафов, взысканий и реституций свидетельствует о временном смягчении политики FINRA. Хотя в нынешнем году регулятор продолжает уделять внимание борьбе с отмыванием денег, вопросам профессиональной пригодности, предоставлению неточной информации при приеме на работу, а также политике и процедурам мониторинга.

Дисциплинарные взыскания против фирм в связи с нарушениями делопроизводства сократились на 33% в 2019 г., что объясняется введением таких актов, как Общий регламент для защиты персональных данных (GDPR), Директива о рыночных финансовых инструментах II (MiFID II), Калифорнийский закон о защите прав потребителей (CCPA) и др. Наибольший штраф за неправильное ведение документации в 2019 г. составил 700 000 дол. для компании, где специалист по комплаенсу не смог создать и поддерживать разумную систему мониторинга отчетности и проверки электронной корреспонденции. Процедуры контроллинга фирмы не затрагивали критерии выбора электронной почты для проверок, периодичность их проведения и способы документирования.

Штрафные санкции, связанные с электронными коммуникациями, также сократились в 2019 г. Один из самых крупных штрафов составил 32 500 дол. и был связан с отсутствием корпоративной системы контроля корреспонденции на наличие признаков возможных нарушений федеральных законов о ценных бумагах или правил FINRA. Иные ситуации касались использования текстовых сообщений и личных учетных записей электронной почты для связи с клиентами.

Фокус корректировок

Формат удаленной работы ввиду пандемии вируса увеличил потребность в средствах коммуникации для совместной работы, что не смягчает обязательств фирмы перед регуляторами. Компаниям необходимо быть более бдительными, поскольку широкий спектр цифровых коммуникаций предусматривает соблюдение норм, связанных с проверкой и сохранением электронных сообщений.

Для многих отраслей переход на дистанционный режим оказался простым. Такие корпорации, как Microsoft, Google и Facebook, весьма быстро создали условия для эффективной и комфортной работы из дома. Компании в сфере банковских и финансовых услуг столкнулись с рядом проблем: от выбора технологий защиты данных до социальных гарантий. Можно выделить следующие области комплаенса, на которые повлияет удаленный формат:

  • Трудовое законодательство. Введение карантина привело к тому, что многие сотрудники компаний разъехались по другим областям или даже странам. В результате такого рассредоточения возникают сложности в управлении и мониторинге рабочего режима, например, в определении объемов сверхурочной работы или длительности обеденных перерывов, которые прописаны в законодательных актах о труде. В любом случае компании обязаны соблюдать законы юрисдикции, в пределах которой сотрудник выполняет работу. Цифровые технологии смягчают некоторые из этих проблем, в том числе распространение уведомлений и отслеживание рабочего времени. Но для комплаенс команд невероятно важно проявлять особую осторожность в соблюдении всех нюансов трудового законодательства.
  • Увеличение рисков. Сочетание удаленной работы и неопределенности в условиях кризиса является мощным стимулом для изменения поведения сотрудников и создания дополнительных рисков для всей компании. Особое внимание стоит уделить специалистам по продажам и маркетингу, которые находятся под большим давлением, пытаясь достичь поставленных целей. По мнению А. Кайзера, продавец, работающий удаленно, может запаниковать и начать обдумывать варианты взяточничества либо других форм незаконного поведения, чтобы удержаться на плаву (Статья «Working from Home? What This Means for Compliance» для GAN Integrity, 2020). В данном случае стоит проводить дополнительные тренинги и обучение персонала по соблюдению регуляторных норм.
  • Поведение руководства. Удаленная работа часто сопровождается дезориентацией специалистов по комплаенсу, которые могут исключить из списка приоритетов риски третьих сторон, конфликт интересов и мониторинг политики должной осмотрительности. Именно топ-менеджеры должны напоминать о важности их функций, а также включить пункт о разработке инициатив по соблюдению регуляторных норм в рабочий день комплаенс команды.
  • Цифровые коммуникации. Специалистам по комплаенсу следует проверить, имеют ли сотрудники возможность общаться через некорпоративные адреса электронной почты или сторонние системы связи, такие как Bloomberg и Reuters. Если фирма разрешает персоналу общаться с клиентами с помощью этих средств, следует позаботиться о внедрении соответствующих механизмов документирования такой коммуникации. В случае запрета фирмам необходимо удостовериться в том, что они действуют в соответствии с правилами регуляторов. Многие компании также блокируют доступ к сторонним почтовым платформам через внутренние сети. Т.е. сотрудники получают доступ к Интернету, но не к функциям электронной почты за пределами компании. Для того, чтобы убедиться в функционировании блокировки, предприятия периодически проводят тестирование системы.

Таким образом, крупные штрафы заставили многие компании обратить внимание на требования регуляторов. В 2020 г. тенденция наложения санкций на фирмы ввиду несоблюдения регуляторных требований будет продолжена. При этом, задача усложнилась, учитывая дистанционный формат работы и увеличение объема использования цифровых технологий. Но помимо мониторинга норм, следует помнить о важности поддерживать взаимодействие между сотрудниками, даже в удаленном режиме.

Источники:

https://www.corporatecomplianceinsights.com/covid-19-enforcement-implications/

https://www.ganintegrity.com/blog/working-from-home-compliance/

Читайте также: