Когда сотрудник компании намерен сообщить о неправомерном поведении внутри фирмы, он/она, с одной стороны, оказывает жизненно важную услугу предприятию, но, с другой стороны, подвергает себя риску возмездия, вплоть до увольнения с работы. На сегодняшний день существует ряд нормативных актов, предусматривающих защиту от преследований, а также стимулы для информирования о нарушениях. Речь идет об акте Додда-Франка, законе о ложных претензиях и антикоррупционных нормах. Поэтому задача компаний состоит не только в соблюдении международного и национального законодательства, но и внедрении соответствующих механизмов защиты внутренних информаторов.

Стартовая позиция

Эффективная комплаенс-программа предусматривает наличие корпоративной системы обработки сообщений о нарушениях до, во время и после составления отчетов. Компания должна располагать возможностью предоставить всем сотрудникам, включая третьих лиц, четкий алгоритм информирования о случаях неправомерных действий. Наиболее оптимальной практикой выступает создание «горячей линии» для осведомителей. При этом, стоит позаботиться о назначении соответствующих специалистов для управления процессом обработки тревожных сигналов.

Если жалоба подана, эксперт по комплаенсу (chief compliance officer, CCO) обязан предоставить ответ в ранее установленной форме. В случае, если сотрудники полагают, что их сообщения игнорируются или обвинения не расследуются, они могут передать свои наблюдения регуляторам либо медиа. Например, отчеты о нарушениях, переданные Комиссии по ценным бумагам и биржам США, принесли значительные денежные вознаграждения тем, кто выявил случаи мошенничества и коррупции внутри компаний. Самая крупная награда была присуждена в 2014 г. и составила 30 млн. дол., в 2016 г. максимальная сумма равнялась 22 млн. дол.

Относительно безопасности осведомителей, то сотрудники должны быть защищены от увольнений, понижения либо отстранения от должности, преследований или дискриминации. Именно топ-менеджеры компании обязаны отслеживать подобные акции возмездия и тщательно документировать все этапы получения и обработки сообщений о нарушениях.

Процесс обработки

При получении жалоб на неправомерные действия следует объединить все сообщения в единую систему управления делами, что позволит специалисту по комплаенсу оценить жалобы с позиции низкого или высокого риска и ранжировать их по критерию неотложности рассмотрения дел. Подготовленные отчеты следует направлять руководителям структурных подразделений для проведения расследований и разработки дальнейшего плана реагирования.

Если внутренняя жалоба не удовлетворена в достаточной степени или сотрудник подвергся дискриминации, заявитель вправе направить свое дело в судебные инстанции. В данном контексте особенно важно, чтобы компания выполняла взятые на себя юридические обязанности и сотрудничала в подготовке документации. Выделяют следующие инструменты сотрудничества в случае судебного процесса:

  • Переговоры. Если компания получает судебную отсрочку, попросите своего адвоката связаться с соответствующим регулятором, чтобы инициировать обмен информацией и четко определить объем и условия предоставления необходимых данных.
  • Интервью. Если компания находится под следствием, прежде всего, следует провести собеседование и проверить сотрудников для выявления фактов неправомерного поведения по отношению к осведомителю. После внутреннего расследования, регуляторы назначают внешних следователей для сбора информации на основе самостоятельных опросов либо результатов интервью, проведенных компанией.
  • Сообщения. Как правило, при рассмотрении жалобы, правоохранительные органы опираются на сообщения, касающиеся утверждений заявителя. Это дает компании возможность построить дело, предоставив соответствующие документы и результаты собеседований с персоналом, а также согласовав сумму убытков с регуляторами.

Финишная прямая

После завершения расследования жалоб, независимо от результатов, необходимо подвести итоги. Прежде всего, переоцените корпоративную программу управления осведомителями и найдите время для выявления слабых мест в текущих процессах. Как утверждает М. Келли, в связи с пандемией COVID-19, многие компании задумались о корректировке «горячих линий» для внутренних информаторов (Статья «What Is a Whistleblower Hotline? Why You Need One» для GAN Integrity, 2020).

Горячая линия – это не просто выделенный номер телефона, предназначенный для сообщений о проблемах. Несомненно, большинство фирм используют традиционную стационарную линию в качестве элемента политики информирования. Но стоит отметить, что ни один нормативный акт не использует слово «телефон». Речь идет о создании корпоративной системы, которая эффективно доводить проблемы сотрудников до внутренних аудиторов. Другими словами, телефонная линия может быть одним из способов обмена информацией, наряду с такими инструментами, как электронная почта, онлайн-порталы или платформы для совместного обсуждения проблем.

Оптимальная политика управления осведомителями – это многоканальная система информирования руководства о потенциальных проблемах. Одним из ее ключевых компонентов выступает внутренняя система отчетности для предотвращения мошенничества, коррупции и преследований на рабочем месте, а также поддержки стабильности деятельности компании.

Например, нам нужно, чтобы сотрудники сообщали о своем плохом самочувствии или подозрениях на высокую температуру, что особенно актуально из-за вспышек коронавируса. Помимо заболеваний, остаются коррупционные риски, сомнительные финансовые транзакции, угрозы кибер-атак, потенциальные сбои в цепочке поставок, конкуренты и иные риски, о которых необходимо знать руководству компании. Чем больше информации получают топ-менеджеры, тем больше шансов своевременно выявить угрозы и правильно на них среагировать.

Поскольку горячие линии и безопасные веб-формы обмена информацией имеют решающее значение для внутренней отчетности, специалистам по комплаенсу стоит рассмотреть и другие компоненты, необходимые для эффективной работы с осведомителями. Среди них:

  • Система управления делами. После получения жалобы следует использовать дисциплинированный подход к расследованию обозначенной проблемы и разработке дальнейшего алгоритма действий (введение новых мер контроля, улучшение дисциплины, систематическое раскрытие информации регулирующим органам).
  • Обучение. Сотрудники должны верить, что анонимная горячая линия действительно является анонимной. Им нужно знать, при каких обстоятельствах ей следует воспользоваться, а какие случаи не относятся к серьезным нарушениям. Менеджеры, принимающие жалобы, также должны знать, как обращаться с заявлением после его поступления в систему.
  • Поведение руководителей. Если вы хотите, чтобы сотрудники доверяли компании и пользовались горячей линией, им необходимо верить в объективность руководства. Т.е. помимо призывов к соблюдению этики на рабочих местах и важности информирования о нарушениях, топ-менеджерам следует приводить реальные примеры поощрения бдительности сотрудников.

Таким образом, выше описанные факторы помогут создать эффективную систему сотрудничества с осведомителями и убедить персонал компании сообщать о случаях неправомерного поведения на местах. Использование информационных технологий для автоматизации внутренней отчетности облегчить документирование каждого из этапов обработки поступившей жалобы.

Источники:

https://www.ganintegrity.com/blog/case-management-what-to-do-before-during-and-after-employees-blow-the-whistle/

https://www.ganintegrity.com/blog/what-is-a-whistleblower-hotline/

Читайте также: