Проблематика внутренних расследований, направленных на выявление неправомерных действий и последствий проступка, не теряет своей актуальности. Такие процедуры часто затрагивают целые сектора экономики, выливаясь в дорогостоящие и трудоемкие процессы независимо от их потенциального результата. Точные шаги, необходимые для проведения внутреннего расследования, сопряжены с рядом юридических и организационных вопросов, которые усугубляются в случае межотраслевой цифровой трансформации компании. Именно поэтому специализированный, эффективный и разумный подход крайне важен в разрешении подобных ситуаций.

Сущность модульного подхода

Если компания не инвестировала средства в развитие собственных ресурсов для подготовки внутренних расследований, следует проконсультироваться с внешними экспертами, которые могут оказать существенную поддержку в проведении сложных процедур. Рекомендуется использовать модульный подход, при котором контроль передается в руки квалифицированной команды юристов, а также привлекаются службы, специализирующиеся на проверке документов и сохранении доказательств.

В эпоху постоянного обновления информации, когда сбор и обработка данных требуют дополнительных капиталовложений, эффективное сотрудничество между различными группами экспертов при модульном подходе более выгодно. Что наиболее важно, вместе с компанией, координирующая юридическая фирма должна разработать план проекта будущего расследования, скоординировать общие усилия и обеспечить точное соблюдение соответствующей правовой базы.

При обработке информации в ходе внутреннего расследования одним из наиболее важных аспектов, помимо собеседования с сотрудниками, выступает анализ документации. Для осуществления проверок должна быть сформирована команда опытных аналитиков под патронатом членов правления компании. Экспертов по защите данных также следует интегрировать в команду специалистов.

Сбор и анализ данных относятся к организационным проблемам. До цифровой трансформации обработка данных посредством рецензирования документов в значительной степени зависела от доступа к физическим ресурсам. Сегодня более 80% доступной для поиска информации является неструктурированной в результате прогрессивной цифровизации. Причина кроется в том, что она поступает из многих источников (например, с серверов или внешних жестких дисков) и хранится в разных местах по всему миру. Следовательно, данные не могут быть эффективно проанализированы при использовании традиционных методов.

Роль цифровых технологий

Сегодня обзор неструктурированных данных в больших объемах с целью упреждающего обнаружения нарушений закона осуществляется преимущественно с помощью программного обеспечения e-discovery [1]. Она позволяет обрабатывать электронные письма, цифровые файлы, а также аудиозаписи разговоров, посредством поиска по ключевым словам. Кроме этого, полезно знать следующие моменты:

  • Необходимо выяснить, какие данные принадлежат непосредственно компании, где и в каких форматах сохраняется информация, как можно получить доступ к источникам. Ранжируя доказательства, следует принять меры против удаления либо изменения данных.
  • Объем информации стоит сократить. Для начала, ограничьтесь файлами, полученными в течение периода расследования и сохраненными в соответствующих форматах. Затем, перечень должен быть сокращен ещё на 90% путем предварительной экспертизы и удаления идентичных документов.
  • Выберите ключевые слова, характерные для данного случая. Учитывая, что они имеют решающее значение для результатов расследования, термины должны быть достаточно широкими для выявления как можно большего количества потенциальных нарушений, но одновременно точными, чтобы избежать рассеивания внимания.

Для ускорения расследования, многие компании прибегают к технологической проверке (TAR), увеличивающей скорость проверки документации до 60 раз [1]. С её помощью, можно исключить значительное количество документов, которые в противном случае юристы должны были бы детально проанализировать. Проверка заканчивается экспортом соответствующих файлов и отчетом по их оценке. Его можно использовать в качестве основы для выстраивания защитной линии компании.

Целесообразность привлечения юристов

Переход от традиционных расследований к процессам электронного раскрытия преступлений обернулось серьезной проблемой для юридических и бухгалтерских фирм. До настоящего времени лишь немногие компании понимали важность тесного сотрудничества с менеджерами по управлению проектами, экспертами в области IT и поставщиками программного обеспечения. Юридические фирмы могли бы значительно повысить свой уровень эффективности и обеспечить конкурентное преимущество, если бы интерпретировали новый ландшафт цифровых технологий как возможность, а не угрозу.

С одной стороны, сотрудничество со специализированными поставщиками означает аутсорсинг определенных бизнес-операций компании. Этот факт означает, что юридическая фирма с традиционной пирамидальной моделью в качестве структуры не сможет оказывать полноценную поддержку предприятию. Однако использование альтернативных поставщиков не означает, что юристы являются лишними звеньями во внутренних расследованиях. Конечно, многие стандартизированные процедуры сбора и обработки информации постепенно автоматизируются, но важные юридические консультации, как при расследовании, так и при стратегическом консультировании компании, требуют присутствия специалиста.

С другой стороны, важно поддерживать внутренние стандарты качества юридической деятельности, даже если определенные задачи передаются третьим лицам. Некоторые юридические фирмы полагают, что затраты на координацию действий нескольких сторон слишком высоки и не оправданы. Этот страх объясняется устаревшим видением управления проектами.

Дело в том, что традиционный подход предусматривал низкую рабочую нагрузку на этапе планирования и при завершении проекта, активизируясь только для выявления нарушений. Современное управление проектами, напротив, следует обратной тенденции, фокусируясь на скрупулезном планировании будущих расходов и коммуникации. Инвестирование в комплексный анализ после завершения проекта не имеет значения по сравнению с повышением эффективности компании, которое может быть достигнуто при смене векторов движения.

Таким образом, корпоративные внутренние расследования не являются самоцелью, хотя в интересах компании, знать о нарушении закона. Эффективным и разумным решением выступает использование модульного подхода, сочетающего высококачественные юридические консультации с новыми технологиями. Такой подход экономить не только время и ресурсы, но обеспечивает прозрачность процедуры, избавляя Вас от путаницы во время внутреннего расследования.

 

Список источников:

1.     https://www.businesslaw-magazine.com/2018/11/22/a-more-reasonable-approach-to-internal-investigations/

Читайте также: