Пандемия коронавируса кардинально преобразовала привычное ведение бизнеса, погрузив его в состояние локализации и самоизоляции. Многие предприятия столкнулись с рисками невыполнения договорных обязательств со стороны клиентов, поставщиков или партнеров ввиду форс-мажорных обстоятельств. Перед руководством компаний возникла новая задача – эффективно управлять заключенными контрактами во время кризиса, что предусматривает понимание причин форс-мажора и разработку соответствующей политики реагирования.

Превентивные меры: как сохранить стабильность?

Большинство юридических отделов компаний ориентируются на проведение комплексных проверок и мониторинг возможных последствий нарушения контрактов. Задача не из легких, поскольку часто сотрудники не располагают открытым доступом к подробной информации о заключенных соглашениях. Во многих случаях такие документы хранятся в виде отсканированных PDF-файлов, которые трудно обнаружить из-за формата заблокированного изображения. Поиск в ручном режиме по всем контрактам предприятия, отдельно по каждому проблемному условию, является весьма утомительным и трудоемким процессом, во время которого часто допускаются ошибки.

Из-за кризиса, схожего с сегодняшней пандемией, ввиду дефицита времени, дистанционной работы сотрудников или существенного сокращения персонала, отслеживание договорных обязательств может показаться невыполнимой, но жизненно важной задачей для будущего компании. Если поток прибыли сократиться, а поставщик прекратит производство деталей для изготовления вашей продукции, или в транспортной компании начнутся перебои с поставками, такая ситуация чревата разрушительными последствиями для вашего бизнеса. Если вы обращаетесь к стороннему центру обработки данных, который сократил количество сотрудников до такой степени, что не может поддерживать должный уровень обслуживания и защиты корпоративных данных, стоит задуматься о дополнительных мерах защиты. Т.е. речь идет об угрозах второго или третьего порядка, о которых в спокойные времена вы даже не задумались бы. К комплаенс процедурам, усиливающим безопасность компании, относятся следующие:

1. База корпоративных данных

Открытый и своевременный доступ к данным имеет важное значение, поскольку именно контракты определяют обязанности и права партнеров. В данном контексте следует задуматься о цифровой трансформации. Систематизация всех контрактов предприятия в централизованной единой базе данных является первым шагом. Если вы еще этого не сделали, самое время модернизировать хранилище юридических документов. Если Вы храните контракты на локальном сетевом диске, доступ к ним может быть затруднен из-за дистанционной формы работы. VPN являются громоздкими системами, в которых пропускная способность соединения может оказаться ограничивающим фактором. Облачные сервисы необходимы современным специалистам по комплаенсу, как и оцифровка PDF-файлов, чтобы сделать их доступными для поиска и загрузки сотрудниками фирмы.

2. Природа форс-мажора

Одним из первых пунктов, которые следует проверить в договорах, выступают форс-мажорные обстоятельства. В зависимости от точной формулировки в ваших контрактах, сторонние партнеры, которые должны поставлять деньги, услуги или товары, могут отклониться от их поставки, что приведет к сокращению инвестиций и прекращению деятельности предприятия. С другой стороны, общая формулировка форс-мажора в контрактах может предоставить вам защиту, позволяющую избежать штрафных санкций или предоставления услуг в полном объеме во время кризиса.

К вопросам, требующим особого внимания, также относится право расторгать контракты. Некоторые партнеры могут воспользоваться этой возможностью, чтобы расторгнуть свои соглашения, если оговорка о расторжении контракта сформулирована широко, без конкретики, что позволяет расторгнуть контракт при любых условиях. Такая ситуация является дополнительным риском, который необходимо предотвратить.

3. Цифровые технологии

Современные инструменты искусственного интеллекта (AI) предоставляют возможность контролировать контракты фирмы. Решения AI позволяют анализировать документы с молниеносной скоростью, классифицировать их и выявлять проблемные области. Вооружившись этой информацией, специалист по комплаенсу может рассчитать профиль риска и определить контракты, которые должны быть предусмотрены бюджетом компании или пересмотрены в ближайшее время, прежде чем потенциальная финансовая катастрофа станет реальностью. Автоматизируя процессы проверок, AI помогает внутренним юридическим группам защищать компанию, понимая и снижая уровень угроз в течение нескольких минут, а не месяцев.

По мнению В. Сунак, цифровые платформы закладывает основу для предотвращения будущих проблем посредством автоматического формулирования идей для предотвращения рисков с помощью данных из отчетов и аналитики (Статья «Managing Contract Compliance During the Crisis» для Corporate Compliance Insights, 2020). Т.е. Вы сможете следить за конкретным языком договора, если вам придется вносить коррективы по направлениям контракта.

Чего ожидать в будущем?

Пандемия коронавируса заставит компании гораздо серьезнее относиться к управлению контрактами, особенно в форс-мажорных обстоятельствах, и отдельно прописывать комплаенс процедуры в кризисных ситуациях. Вот несколько рекомендаций, которые помогут подготовить предприятие к вызовам в будущем:

  • Убедитесь, что во всех контрактах точно и подробно прописаны условия расторжения. Согласно им, расторжение контракта допускается только при определенных обстоятельствах, а не по желанию или ради удобства стороны. Помимо указания условий, при которых допускается прекращение договорных обязательств, требуется минимальное уведомление (от 30 до 365 дней) с начислением пропорциональных сборов за окончание среднесрочного периода. Избегайте контрактов, требующих возврата средств из-за расторжения договора, что чревато рисками выплаты значительных сумм.
  • Обращайте пристальное внимание на конфиденциальность данных и соблюдение GDPR (General Data Protection Regulation) и CCPA (California Consumer Privacy Act), которые по-прежнему вызывают пристальное внимание регулирующих инстанций.
  • Пересмотрите условия оплаты. Когда дело доходит до контрактов с клиентами, сохраняйте гибкость, предоставляя 90-дневный период для оплаты авансовых годовых сборов, или предлагайте варианты ежеквартальных или полугодовых платежей, чтобы развить новые бизнес-направления и сохранить клиентов. Относительно контрактов с поставщиками, старайтесь платить ежемесячно, чтобы сохранить наличные деньги компании в кризисный период. Касательно систем, жизненно важных для вашего бизнеса, поинтересуйтесь у своих поставщиков насчет возможного пересмотра цен, если вы откажетесь от определенных услуг на конкретный период. Относительно некритичной продукции стоит пересмотреть необходимость ее использования во время кризиса.
  • В соглашениях о партнерстве подробно изложите детали расчета долей доходов, кредитов за услуги и ценовых разрывов для избегания серых зон, когда речь заходит о выплатах и ​​фидуциарных обещаниях. Укажите точные даты и минимальные суммы платежей, а не просто запишите, что платежи должны проводиться ежеквартально.

Такие действия могут показаться излишними, но контракты с общими формулировками либо отсутствием конкретики являются неприемлемыми, особенно в кризисные времена. Вам необходимо тщательно структурировать свои соглашения и понимать, какие права и обязанности имеются у вашей компании в различных сценариях. Такие нюансы важны не только для предприятия в целом, но и для юридических отделов в частности. Потенциальные работодатели захотят узнать, что именно вы сделали во время кризиса, как поддерживали и защищали бизнес, какого алгоритма действий придерживались.

Таким образом, после пандемии коронавируса все больше компаний будет уделять внимание инструментам управления контрактами, чтобы обезопасить себя в кризисных ситуациях. Возможно, что ввиду финансовых проблем, многие сочтут нынешнее время неподходящим для инвестирования в технологии принятия решений. Но фирмы, вложившие в платформы управления контрактами, получат гораздо больше влияния после COVID, по сравнению с теми, кто этого не сделал. Такое решение способно увеличить разрыв между топовыми компаниями и фирмами на грани банкротства.

Источник:

https://www.corporatecomplianceinsights.com/legal-compliance-challenges-covid-19/

Читайте также: