Системы закупок — это методы, позволяющие компаниям выгодно приобретать товары и услуги на оптимальных условиях и по лучшим ценам. Многие компании используют компьютеризированные системы закупок, и даже самая маленькая компания может найти программное обеспечение для управления более простыми составляющими внутри сложных систем закупок.
Можно ожидать, что самые простые системы закупок выполняют следующие функции:
- Автоматическое формирование заказов на покупку.
- Управление заявками на заказы.
- Управление полученными заказами.
- Управление счетами.
- Контроль за изменением цен — как правило, путём отчёта об изменениях.
- Ведение списков поставщиков.
- Оплата счетов поставщиков путём выписывания чеков или межбанковского перевода, или выделением фондов под статью расходов.
- Предоставление финансовых отчётов, которые могут быть использованы для обновления общей бухгалтерской книги компании.
- Прогнозирование будущих расходов, что помогает при формировании бюджета.
- Предоставление управленческой информации о расходах на сегодняшний день, затратах на продукт и затратах в расчёте на одного поставщика.
Более сложные системы закупок выполняют также дополнительные функции, такие как:
- Автоматическое упорядочение стандартных заказов.
- Производство и управление генеральным соглашением.
- Связь с вашими собственными системами бухгалтерского учёта, чтобы покупки автоматически вводились в ваш журнал регистрации покупок и были сбалансированы с вашим банковским счётом.
- Автоматическое обновление текущих уровней запасов. Это особенно полезно в ресторанном деле и в торговле.
- Возможность оформлять заказы в электронном виде, что позволяет отказаться от бумажного варианта заказа.
- Управление контрактами поставщиков.
- Составление каталогов поставщиков, что позволяет компании «выбирать» продукты по мере необходимости.
- Составление рейтинга поставщиков, чтобы вы могли выбрать качественного поставщика.
- Управление процессом торгов путём написания запроса предложений (заявки на предложение) в виде оценки ответов на присуждение контракта.
- Более сложное и интерактивное управление и финансовая информация, которая может быть детализирована.
- Как видите, системы закупок компании, как простые, так и сложные, можно компьютеризировать без особых усилий. При этом появляется возможность работать с меньшим штатом сотрудников. Благодаря использованию таких мощных систем, служащие получают оптимальные условия для совершения покупок, управления специальными операциями покупки и анализа управленческой информации.
Изо всех доступных функций самыми значимыми являются обеспечение товарно-материальных запасов и интеграция с системами учёта, поскольку эти программы снижают риск ошибок и ускоряют процесс управление финансами компании. Поэтому крупные поставщики коробочного программного обеспечения, такие как Oracle и SAP, очень популярны среди международных и ведущих местных компаний. Они позволяют интегрировать все финансовые и управленческие функции компании.
