Системы закупок — это методы, позволяющие компаниям выгодно приобретать товары и услуги на оптимальных условиях и по лучшим ценам. Многие компании используют компьютеризированные системы закупок, и даже самая маленькая компания может найти программное обеспечение для управления более простыми составляющими внутри сложных систем закупок.

Можно ожидать, что самые простые системы закупок выполняют следующие функции:

  • Автоматическое формирование заказов на покупку.
  • Управление заявками на заказы.
  • Управление полученными заказами.
  • Управление счетами.
  • Контроль за изменением цен — как правило, путём отчёта об изменениях.
  • Ведение списков поставщиков.
  • Оплата счетов поставщиков путём выписывания чеков или межбанковского перевода, или выделением фондов под статью расходов.
  • Предоставление финансовых отчётов, которые могут быть использованы для обновления общей бухгалтерской книги компании.
  • Прогнозирование будущих расходов, что помогает при формировании бюджета.
  • Предоставление управленческой информации о расходах на сегодняшний день, затратах на продукт и затратах в расчёте на одного поставщика.

Более сложные системы закупок выполняют также дополнительные функции, такие как:

  • Автоматическое упорядочение стандартных заказов.
  • Производство и управление генеральным соглашением.
  • Связь с вашими собственными системами бухгалтерского учёта, чтобы покупки автоматически вводились в ваш журнал регистрации покупок и были сбалансированы с вашим банковским счётом.
  • Автоматическое обновление текущих уровней запасов. Это особенно полезно в ресторанном деле и в торговле.
  • Возможность оформлять заказы в электронном виде, что позволяет отказаться от бумажного варианта заказа.
  • Управление контрактами поставщиков.
  • Составление каталогов поставщиков, что позволяет компании «выбирать» продукты по мере необходимости.
  • Составление рейтинга поставщиков, чтобы вы могли выбрать качественного поставщика.
  • Управление процессом торгов путём написания запроса предложений (заявки на предложение) в виде оценки ответов на присуждение контракта.
  • Более сложное и интерактивное управление и финансовая информация, которая может быть детализирована.
  • Как видите, системы закупок компании, как простые, так и сложные, можно компьютеризировать без особых усилий. При этом появляется возможность работать с меньшим штатом сотрудников. Благодаря использованию таких мощных систем, служащие получают оптимальные условия для совершения покупок, управления специальными операциями покупки и анализа управленческой информации.

Изо всех доступных функций самыми значимыми являются обеспечение товарно-материальных запасов и интеграция с системами учёта, поскольку эти программы снижают риск ошибок и ускоряют процесс управление финансами компании. Поэтому крупные поставщики коробочного программного обеспечения, такие как Oracle и SAP, очень популярны среди международных и ведущих местных компаний. Они позволяют интегрировать все финансовые и управленческие функции компании.

Посетите семинар Категорийный менеджмент, который состоится в Баку 15-16 ноября 2018 г.

Подписаться

Похожие статьи