Несомненно, должностные обязанности легче выполнять, располагая поддержкой всех структурных уровней компании. Удовлетворение потребностей ключевых сторон не только обеспечит эффективное взаимодействие между отделами, но и усилит соблюдение установленных норм и корпоративных стандартов. Ключевой вопрос заключается в том, как убедиться в принятии Ваших приоритетов другими подразделениями компании.

Вездесущий авторитет

Каждый начальник отдела должен знать Вас в лицо. Обязательно пообедайте или выпейте кофе с одним из них хотя бы раз в неделю. Во время неформальных встреч предложите свои услуги в плане пояснительной работы о системе комплаенса внутри соответствующих проектных команд. Например, выступление на встречах с внутренними аудиторами или тренингах по продажам может стать отличным началом для обсуждения потенциальных рисков.

Ни одно стоящее функциональное мероприятие не может быть проведено без Вас или Вашей команды, поскольку Вы упустите шанс лично познакомиться с ключевыми игроками. Вместо молчаливого наблюдения, выберите тактику ненавязчивого разговора, чтобы Ваши коллеги почувствовали себя в зоне комфорта. Обсуждение законов о конкуренции или противодействии коррупции не означает, что тренинги должны быть скучными и однообразными. 

Многие лидеры ссылаются на дефицит времени относительно налаживания тесной коммуникации с коллегами ввиду больших объемов информации для изучения. В этом случае, Вам стоит изменить отношение к работе и воспринимать её как досуг. Если сотрудники полюбят Вас как личность, сложные разговоры о комплаенсе будут проходить более плавно.    

Игровое поле участников

Картирование заинтересованных лиц позволит Вам конкретизировать личности, с которыми Вы сталкиваетесь, и алгоритм действия для составления эффективного плана. Ниже приводится таблица [1], которую можно использовать в качестве ориентировочного шаблона к Вашей компании:

 

Заинтересованное лицо

Кто они

Что Вам от них нужно

Как это получить

Верхушка

Правление, директора, комитеты. Любой, кто обладает полномочиями принимать решения в компании

Поддержка, ресурсы и умение быть примером для других

Расставьте приоритеты, будьте лаконичны в представлении проекта, предлагайте контрастные варианты

Ваши сторонники

Члены Вашей команды, участники широкой сети взаимодействий, а также исполнители ключевых процедур.

 Т.е. все сотрудники, наделенные полномочиями, независимо от формы занятости

Сторонники помогают масштабировать Ваш посыл на всех структурных уровнях. Они играют ключевую роль в объединении коммуникаций относительно системы комплаенса и формирования корпоративной культуры.

Вам следует убедиться, что члены команды не только правильно понимают сообщение, но и передают его корректным образом.

Будьте предельно ясны в формулировании тезисов, которые Вы стремитесь распространить по всей компании. Ваши сторонники должны суметь показать важность комплаенса посредством обучения сотрудников основным пунктам проекта и подготовки соответствующих тренингов.

Сотрудники службы поддержки

Области, в которых Вам нужны конкретные действия для развертывания структуры комплаенса, например, HR, внутренний аудит, финансы, корпоративные расследования, правовые вопросы, риски и пр.

Кроме того, будучи особенно восприимчивыми к угрозам и критическим ситуациям, они чрезвычайно полезны для проведения мониторинга и контролирования прогресса всех этапов реализации проекта.

Они нужны Вам для продвижения собственных инициатив. Вы не можете полностью полагаться на правление или влияние мотивирующих факторов без HR. Вам нужно юридически убедиться, что Ваши ремарки о комплаенсе включены в контракты. Вам необходим внутренний контроль относительно каждого отдела. Такой план аудита должен соответствовать Вашей карте рисков.

Вы должны тесно сотрудничать с ними, чтобы убедиться в общности приоритетов.

Встречайтесь с каждым руководителем ежемесячно, чтобы иметь четкое представление о том, над чем Вы собираетесь совместно работать.

Создайте целевую группу по комплаенсу с регулярными рабочими встречами.

Обсудите стратегические цели и убедитесь, что они соответствуют ключевым посылам правления.

 

Операционные функции

Все команды, должностные обязанности которых подпадают под влияние системы комплаенса.

Команды, попадающие в зону риска, согласно матрице угроз.

Продажи, закупки, операции и т. д.

 

Внедрить процедуры комплаенса и элементы корпоративной культуры в текущие процессы.

Обязательно познакомьтесь с лидерами каждой функциональной команды.

Внедряя инновации, используйте подход «снизу-вверх»: гораздо труднее противостоять изменениям, если Вы являетесь их частью. Обязательно протестируйте процедуру с помощью пилотных программ и соберите отзывы коллег.

После налаживания всех процессов, займитесь обучением проектных команд: процесс управления не увенчается успехом, если уровень прибыли останется на прежней отметке.

Обучая, установите супер-пользователей, использовав наиболее заинтересованного участника для связи с командой. Превратите его в Ваше доверенное лицо.

Обязательно отслеживайте все рабочие моменты и измеряйте вовлеченность каждой команды, чтобы улучшить процесс адаптации в дальнейшем.

 

Остальные сотрудники

Весь персонал, который не относится к предыдущим категориям

Интерес и пропаганда корпоративных ценностей компании

 

Не забудьте охватить всех сотрудников высококачественным контентом в контексте системы комплаенса. Они должны стать частью корпоративной культуры, независимо от уровня подверженности риску.

Проведите ежегодный опрос, чтобы измерить степень соблюдения ими установленных норм и уровень вовлеченности.

В зависимости от размера компании, современное программное обеспечение облегчит масштабирование системы комплаенса в рамках всей структуры.

 

 

Действуйте как профессионал в сфере коммуникаций

Откажитесь от мысли, что любая коммуникация выступает тривиальным процессом. Если Вы не общаетесь на всех структурных уровнях компании, Вам не стоит ожидать получения всесторонней поддержки собственных инициатив. Вряд ли найдется спонсор, готовый инвестировать в проект, о котором он никогда не слышал и не осознает его значения. Общение предусматривает не только обмен информацией, но установление личной связи с целью:

  • Усилить влияние на широкие круги общественности
  • Обзавестись поддержкой в критических ситуациях
  • Сформировать базис для комплаенса, поскольку многолетний стратегический план по соблюдению нормативных требований ориентируется на каждое подразделение компании. Такой план включает в себя определение целей, выбор целевой аудитории и подходящего канала передачи необходимых сведений.

Используя выше приведенную карту заинтересованных лиц, сформулируйте цели за квартал, конкретизируйте третьи стороны, запланируйте с ними встречи и выберите подходящий информационный ресурс. Вместо персонального выступления перед членами правления, Вы можете охватить всю компанию посредством плакатов или рассылки оригинального видео-сообщения. Продуманный план коммуникации позволяет рационально распределять имеющиеся резервы.   

Таким образом, указанные действия помогут приумножить Ваши усилия и обеспечить соблюдение норм со стороны отделов компании. Именно эффективный коммуникационный план стимулирует принятие разработанной системы комплаенса в качестве органичного компонента корпоративной культуры. 

Список источников:

1.     https://www.ganintegrity.com/blog/every-department-excited-about-compliance/

 

Читайте также: