Методология анализа первопричин (RCA) состоит из скрупулезного изучения процессов, определяющих фундаментальные причины сбоев рабочих моментов, проблем и недостатков, возникающих при выполнении ряда задач. Риски, выявленные посредством RCA, вторично анализируются с целью их устранения или уменьшения вероятности повторения. RCA рассматривается как мощный инструмент для улучшения качества продукции, выступая частью более широкой области общего управления качеством (TQM). RCA описывается как методология предупреждения проблем, поэтому внутренние аудиторы часто обращаются к инструментам анализа первопричин.

Базовые понятия

Метод RCA пришел из машиностроительной индустрии, со временем захватив иные отраслевые ниши и транснациональных игроков, таких как Ford, General Electric и Motorola. RCA успешно применяется в IT и телекоммуникации, здравоохранении, анализе аварий в авиации и на железных дорогах, финансовом секторе, а также консультировании по вопросам управления. RCA включает 5 последовательных шагов:

1. Точное формулирование проблемы. Речь идет об одностраничном документе с описанием исследуемой проблемы, сроков её возникновения, а также фактического и потенциального влияния в форме качественных и количественных показателей. Например, негативное впечатление о возможностях фирмы производить качественный продукт относится к качественному влиянию. Но потеря клиента или незапланированные издержки представляют собой количественные финансовые последствия. Оба типа воздействия должны быть задокументированы.

2. Систематизация и управление доказательствами (данными). Конкретизируйте социальные статусы сотрудников компании для формирования будущей группы респондентов. Выберите тех, кто принимает непосредственное участие в реализации исследуемого проекта, в качестве членов команды и знают об этапах его проведения и сбоях больше остальных.

3. Определение прямых и косвенных связей, имеющих отношение к проблеме, с целью дальнейшего выделения ключевых отношений, которые следует удалить либо улучшить для предотвращения повторных рисков.

4. Разработка решений, направленных на устранение главной причины сбоев либо существенное уменьшение вероятности повторения проблемы.

5. Реализация установленного алгоритма действий и мониторинг его эффективности.

Для лучшего понимания особенностей применения RCA приведем следующий пример. Представьте, что у фирмы имеется общий пользовательский «пул» транспортного средства специального использования для сотрудников. Проблема возникает, когда однажды утром сотрудник, желающий воспользоваться корпоративным автомобилем, обнаруживает, что он не заводится. Одной из вероятных причин, по его мнению, является разряженная батарея из-за того, что автомобиль не ездил некоторое время.

Сформулировав проблему и собрав данные, устанавливаем ключевые отношения. Такая ситуация возникла, потому что никто из сотрудников не проверял регулярно аккумулятор. Выделяем главную причину бездействия: ни одно уполномоченное лицо не отвечает за проверку заряда батареи, а также доведение информации о соответствующих трудностях.

Решение: специально назначенный сотрудник должен нести ответственность за проверку аккумулятора 2 раза в неделю для того, чтобы убедиться в исправности автомобиля и его рабочем состоянии.

RCA в контексте аудита

Методология RCA все чаще используется в качестве инструмента для улучшения аудиторских проверок. Согласно Совету финансовой отчетности, RCA представляет собой устоявшуюся процедуру в аудиторской деятельности, направленной на понимание возможных пробелов в работе (Статья «Audit Quality Thematic Review» для FRC, 2016). Такие ошибки, как правило, выявляются во время внутренних проверок аудиторских групп фирмы как составная часть мониторинга третьими лицами. Среди преимуществ RCA для аудиторов называют:

  • Возможность предотвратить повторение проблем, как со стороны внутреннего контроля, так и с позиции программ комплаенса и внешних регулирующих инстанций
  • Стимуляция улучшений посредством выделения примеров передовой практики
  • Предоставление поставщикам страхового возмещения дополнительной уверенности в эффективности процедур контроля качества фирмы в стремлении поддерживать и улучшать стандарты аудиторской работы
  • Демонстрация того, что компания следит за передовыми практиками в ​​области аудита и стремится соответствовать ожиданиям инвесторов, регулирующих органов и общественности

Причинно-следственный анализ RCA позволяет создать модель проблемы. Причинно-следственная схема помогает визуально понять взаимосвязь разрозненных факторов. Самый простой способ создать диаграмму причин и следствий, задав 2 вопроса:

1.  Что вызвало негативный эффект?

2.  Всегда ли будет отрицательный результат при появлении установленного элемента?

По словам Б. Хьюга, построение причинно-следственной диаграммы является итеративным процессом (Статья «A Step-By-Step Guide to Root Cause Analysis» для IFAC, 2017). После ее завершения необходимо представить точную, основанную на фактических данных, модель проблемы. Диаграмма причин и следствий может быть использована для определения факторов наступления событий с положительными последствиями с целью повторного воспроизведения желаемых результатов.

Методология RCA предполагает, что любая причина является потенциальной возможностью для решения проблемы. Желательно использовать разнообразный набор управленческих решений для минимизации риска повторения сбоя. Подобно сбалансированному инвестиционному портфелю, управление рисками путем диверсификации служит удачным способом обезопасить бизнес-процессы в будущем. Внутренним аудиторам следует убедиться, что предлагаемые решения отвечают следующим критериям:

  • Эффективность. Решения должны контролировать целевую причину и разорвать причинную цепь.
  • Осуществимость. Нет смысла рекомендовать путь, который проблематично реализовать на практике.
  • Удачно с позиции положительного возврата инвестиций. Т.е. у предлагаемых вариантов должно быть надежное экономическое обоснование для реализации.
  • Бесконфликтность. Подумайте о возможном отрицательном влиянии предлагаемых решений на сотрудников компании. В случае потенциальных негативных воздействий, следует подкорректировать рекомендации.
  • Креативность. Обратитесь к группе аналитиков для получения творческих идей, которые уменьшат риски для участников будущих подобных мероприятий.

Внутренние аудиторы в обязательном порядке представляют отчет, содержащий формулировку проблемы, краткую информацию о нарушении рабочих процессов на основе таблицы причин и следствий, список предлагаемых решений и членов команды по исправлению ситуации. Необходимо назначить за каждым человеком определенный алгоритм действий с датой его выполнения, а также запланировать методы мониторинга эффективности принятых решений.

Таким образом, проблемы качества аудита относятся к серьезным помехам, подрывающим доверие совета директоров. Проведение анализа первопричин является лучшим способом для совершенствования аудиторских проверок. При правильном обучении, инструментах и ​​практике, высокий уровень компетентности в данной области может быть достигнут за короткий промежуток времени.

 

Источник:

https://www.icas.com/technical-resources/root-cause-analysis-and-audit-quality

Читайте также: