Документация формирует основу для качества, надежности, цикличности и легитимности деятельности практически всех предприятий, а в некоторых отраслях, таких как транспорт и здравоохранение, является вопросом жизни и смерти. Документирование бизнес-процессов важно для проведения внутреннего аудита, поскольку устанавливает фундамент для понимания аудитором происходящих процедур и презентует ожидаемое состояние вещей, проверка которых возлагается на аудит.

Тем не менее, компании все чаще ориентированы на достижение большей гибкости, бросая вызов количеству документов, которые необходимо подготовить. Требование осложняется осознанием факта предстоящей дополнительной работы, замедляющей деятельность компании и направленной исключительно на удовлетворение аудиторов. В данной ситуации отделы внутреннего аудита должны знать, как реагировать на стремление руководства компании увеличить эффективность производства и снизить документооборот бизнес-процессов.

Методика гибкости

Agile-методология не предусматривает пренебрежение обязательной или критически важной документации ради увеличения производительности. Одним из её принципов выступает работа с программным обеспечением для обработки разноплановой документации. Функции внутреннего аудита заключаются в следующем:

  • Поддержка усилий по облегчению бремени излишнего документооборота
  • Демонстрация преимуществ документации для ведения бизнеса и ослабление идеи об удовлетворении потребностей внутренних аудиторов в качестве основной цели
  • Умение различать важную документацию от второстепенной информации, а также определять её значимость в динамичной среде.

Если отделы внутреннего аудита в силах справиться с обозначенными пунктами, у них есть хорошие шансы найти правильный баланс между поддержкой бизнеса в его стремлении к быстрому и лучшему выполнению своих обязательств и обеспечением уверенности в наличии соответствующих средств контроля.

1.  Избегайте сопротивления

Во время перехода компании на более гибкий процесс разработки продукта, важно, чтобы внутренний аудит занял правильную позицию в проблемах документации. Вместо того, чтобы спрашивать: «Как бизнес собирается документировать задачи, необходимые для проведения аудита?», аудиторам следует задаться вопросом: «Как мы будем проводить аудит на основе документации, которая появляется в связи с выполнением определенной задачи?».

Другими словами, внутренний аудит не должен требовать от компании выпуска документации с единственной целью применить её к установленным процедурам проверки, поскольку подобное требование отвечает нуждам аудиторов, но не компании в целом. По словам Д. Гейтса, отделы внутреннего аудита рискуют превратить себя в неуместный и обременительный ресурс для предприятия (Статья «Flawed analysis, failed oversight: How Boeing, FAA certified the suspect 737 MAX flight control system» для SeattleTimes, март 2019 года). Вместо этого, по мнению С. Деннинга, внутренние аудиторы «должны нарушать самих себя» (Статья «Can Internal Auditing Become Agile? Seven Keys To Thinking The Unthinkable» для Forbes, март 2017 года).

Согласно Делойтт, среди аудиторов распространены два мифа относительно разработки гибких подходов (Статья «Auditing Agile projects – Your grandfather’s audit won’t work here» 2018 год). Во-первых, проектные команды вправе делать все, что им заблагорассудится, во-вторых, проекты Agile-методологии не продуцируют документацию. На самом деле, внутренним аудиторам важно определить уровень ответственности при использовании Agile-подхода, а также поддержать усилия, направленные на ведение обязательной документации. Такие действия требуют коммуникации и участия на ранних этапах перехода компании, поскольку контрольные процедуры должны быть изменены в динамичной среде. Ни руководство, ни внутренний аудит не могут воспринимать Agile-методологию как средство обхода контроля.

Обладая достаточным пониманием динамичной среды и передовых практик разработки средств управления, специалисты по комплаенсу могут предпринять правильные шаги для интеграции методик контроля, защищающих от рисков, без ущерба для столь необходимой гибкости компании.

2.  Повышайте ценность документации

Один из лучших способов определения того факта, что предприятие оформляет достаточное количество документации правильного вида, состоит в укреплении представлений о соответствии оформляемых документов интересам компании. Это особенно важно в случае обнаружения внутренним аудитом, что приоритетным фактором избавления от бремени документооборота выступает ошибочное осознание его несущественности руководством компании. Внутренний аудит обязан понимать и сообщать о важности документирования бизнес-процессов, помимо того факта, что сам аудитор нуждается в нем для выполнения своей работы. Внутренние аудиторы должны рассматривать запросы на ведение документации в качестве предложения о сотрудничестве и уметь формулировать следующие преимущества данного процесса:

  • Оптимизация. Обзор документации способствует обнаружению возможностей для улучшения процедур, исправления ошибок и автоматизации определенных задач.
  • Обучение новых сотрудников. Документация обеспечивает тщательное и последовательное обучение новых сотрудников на благо компании.
  • Обмен знаниями и их хранение. Документация сохраняет специальные знания, снижая риск зависимости от узкого круга лиц, а также облегчает защиту интеллектуальной собственности предприятия.
  • Оперативная согласованность. Документация служит основой для протекания бизнес-процессов в соответствии с инструкциями руководства.

Документирование придает ценность многим иным аспектам, хотя относительно содержания документов аудиторы и менеджеры бизнес-процессов обязаны придерживаться объективности.

3.  Приумножайте навыки оценки документации

Согласно Институту управления проектами (PMI), одной из ключевых причин провала инициатив в области Agile-методики является отсутствие опыта их применения в командах разработчиков (Статья Г. Миллера «Agile problems, challenges, & failures» для Project Management Institute, 2013 год). Аналогичным образом, группы внутреннего аудита, назначенные для Agile-проектов, должны иметь подготовку и опыт для внесения изменений в свои подходы.

Для проведения эффективной проверки в динамичной среде с меньшим объемом документации аудиторам следует адаптировать свои навыки для получения доступа к данным и интерпретации документации в новом свете. Аудиторы могут достойно справиться с задачей благодаря следующим моментам:

  • «Требования», как правило, в форме Epics, Features и Stories, хранятся в таком инструменте, как JiRA, Rally или Team Foundation Server (TFS)
  • Функция следа установлена ​​для отслеживания каждой истории посредством цепочки инструментов для демонстрации одобрения, результатов тестирования и, в конечном итоге, выпуска продукции
  • Доказательства и одобрения сохраняются в инструментах для проведения аудита. Например, авторизованным владельцам продукции может потребоваться подписаться под историей клиента с помощью флажка одобрения в конце проекта (необходимо установить ролевой доступ к данным и включить соответствующее бизнес-представление в жизненный цикл производства).

Таким образом, важность документирования бизнес-процессов не уменьшилась, несмотря на возрастающую популярность Agile-методики. Изменениям подвергаются ожидания внутренних аудиторов относительно доступа и формата документации. Если внутренний аудит и руководство компании стремятся взаимодействовать друг с другом на ранних этапах перехода к гибким подходам, внутренний аудит может стать ценным партнером в обеспечении высоких показателей скорости производительности, не подвергая риску наличие контрольных процедур.

Источник:

https://www.corporatecomplianceinsights.com/audit-business-process-documentation/

Читайте также: