Члены правления прекрасно знают, что лицом, способным ответить на большую часть их вопросов, является корпоративный секретарь. В случае отсутствия ответа, именно он или она направит их в соответствующий отдел за разъяснениями. Глобальные тренды в области корпоративного управления внесли изменения в служебные задачи секретаря. Отныне его роль заключается не только в поддержке деятельности высшего руководства, но его личность превращается в одну из ключевых фигур компании.

Ожидания и компетентности

По словам Дж. Барлоу, многие руководители склоняются к найму юриста на должность секретаря компании. Корпоративный секретарь с юридической степенью может выполнять двойные обязанности в качестве генерального советника или занимать иную должность в компании в юридической сфере (Статья «Corporate Secretary Roles and Responsibilities» для BoardEffect, 2016).

Некоторые директора утверждают, что корпоративный секретарь должен принадлежать к группе профессиональных бухгалтеров или дипломированных секретарей. К тому же, члены правления нынешних компаний ожидают, что их корпоративные секретари как минимум имеют степень магистра в области делового администрирования или коммерции.

Многие эксперты признают, что повышенные требования и различные аспекты, которые требуются для выполнения функций корпоративного секретаря, затрудняют его поиск. Сообщество корпоративных секретарей разработало руководство по основным компетенциям, включая перечень личных и профессиональных качеств для успешной деятельности (Статья «Society of Corporate Secretaries & Governance Professionals» для Corporate Governance, 2015). К ним относятся:

  • Глубокое понимание бизнеса компании
  • Наличие базовых знаний по корпоративному праву и законодательству о ценных бумагах
  • Отличные навыки общения и высокая исполнительность
  • Интуитивное восприятие мыслей и эмоций, как членов правления, так и генерального директора
  • Быть в курсе изменений в сфере корпоративного управления и информировать совет директоров о новых разработках
  • Умение плодотворно работать и достигать консенсуса в междисциплинарных условиях
  • Ориентация в бюрократическом мышлении
  • Гибкость, креативность и внимание к деталям
  • Умение оставаться спокойным под давлением и не упускать из виду перспективы

Помимо своих привычных обязанностей, таких как подготовка к собраниям, планирование повесток дня, ведение протокола и хранение записей, корпоративные секретари часто дают рекомендации председателю совета директоров, исполнительному директору и другим лицам, выполняя функции доверенных представителей. Секретари также подписывают юридические документы в качестве представителя корпорации и хранят корпоративную печать.

Дополнительные аспекты деятельности

Корпоративный секретарь должен убедиться, что компания управляет бизнесом в соответствии с внутренним уставом. Поэтому секретари должны знать и понимать существующие законы, своевременно сообщая нужную информацию руководству. Корпоративные секретари нередко становятся неотъемлемой частью дискуссий с генеральным директором, председателем совета директоров и адвокатами по юридическим вопросам. Это одна из причин, по которой многие корпорации стремятся заполнить роль корпоративного секретаря юристом.

Совет директоров, в частности председатель, полагается на то, что секретарь компании консультирует их не только относительно уставных обязанностей в соответствии с законом, обязательств по раскрытию информации и правил листинга, но также о требованиях и практиках корпоративного управления. Такая специализированная функция современного секретаря позволяет позиционировать его как одного из ключевых специалистов по управлению в компании. К иным обязанностям прогрессивного секретаря относятся:

  • Организационные моменты. Важно создать надежные механизмы управления, четко задокументированные и доведенные до сведения на всех уровнях компании. Должность секретаря позволяет иметь целостное представление об управленческой структуре, поэтому они несут ответственность за документальное сопровождение любых изменений в политике и процедурах предприятия.
  • Поддержка председателя. Секретарь обязан консультировать правление через председателя по всем вопросам управления. Совместными усилиями они должны периодически проверять соответствие задач правления и других процессов управления стратегической цели компании. Также они рассматривают любые улучшения или инициативы, которые могли бы усилить управление компанией. Отношения между корпоративным секретарем и председателем имеют решающее значение для создания эффективного совета.
  • Правление и комитеты. Секретарь помогает совету директоров и его комитетам функционировать эффективно в соответствии с их кругом полномочий и передовой практикой. Предоставление поддержки выходит за рамки планирования заседаний и предусматривает упреждающее управление повесткой дня посредством представления качественной актуальной информации до начала совещаний. Такие шаги позволяют руководителям в полной мере участвовать в дебатах совета, а также расширять возможности для принятия правильных решений. После встреч, секретарь компании обязан консультировать членов правления относительно дальнейших в случае возникновения сомнений или вопросов.
  • Прогресс совета директоров. Секретарь налаживает эффективные рабочие отношения со всеми членами правления, предлагая беспристрастные советы в интересах компании. Содействуя развитию совета директоров, секретарь должен помогать председателю во всех процессах, включая оценку деятельности правления, введение в должность и обучение новичков. Кроме того, секретарь компании берет на себя инициативу в разработке адаптированных вводных инструктажей для новых директоров и разработку плана обучения для отдельных руководителей и совета в целом. Хотя в конечном итоге ответственность за выполнение этих задач лежит на председателе, секретарь может повысить собственную значимость, обеспечив их выполнение от имени председателя.
  • Коммуникация с заинтересованными лицами. Секретарь компании является уникальным связующим звеном между советом директоров и руководством. Плодотворное общение стимулирует понимание топ-менеджеров ожиданий и ценностей правления. Секретарь играет важную роль в общении с третьими сторонами, в частности с акционерами. Корпоративные секретари несут ответственность перед ними за выплату дивидендов, решение вопросов, связанных с распределением акций, выдачей сертификатов и передачей акций.
  • Раскрытие информации и отчетность. В последние годы повышенное внимание уделяется качеству отчетности по корпоративному управлению и повышению транспарентности бизнеса. Секретарь компании несет ответственность за составление раздела управления годового отчета компании и обеспечение доступа к отчетам со стороны акционеров согласно нормативным или листинговым требованиям.
  • Увеличение бремени регулирования. Заинтересованные лица, особенно в секторе финансовых услуг, все больше озабочены ведением дел компании. В связи с подобной тенденцией важно не только следить за передовыми практиками, но и иметь наглядные доказательства их внедрения. Например, соответствие требованиям высоких стандартов в финансовом секторе может быть подтверждено введением Центральным банком ряда кодексов корпоративного управления, включая стандарты квалификации и честности для определенных должностей или лиц с контролирующими функциями.

Несмотря на то, что мониторинг соответствия регуляторным нормам в секторе финансовых услуг традиционно осуществлялся внешними инстанциями с параллельным введением новых стандартов, все чаще звучат предположения, что указанные функции, скорее всего, будут заложены в перечень будущих служебных обязанностей корпоративного секретаря в целях повышения безопасности компании.

Таким образом, обязанности современных корпоративных секретарей предусматривают назначение ответственных и компетентных во многих областях знаний лиц. Как правило, к ним относятся выпускники юридических или бухгалтерских курсов, способных адаптироваться под новые стандарты. При этом, необходимо держать руку на пульсе корпоративного управления и оставаться отличным коммуникатором между разными социальными когортами.

 

Источники:

https://www.boardeffect.com/blog/evolving-role-company-secretary-todays-corporate-world/

https://www2.deloitte.com/ie/en/pages/legal/articles/changing-role-secretary.html

Читайте также: