Стремительные темпы развития цифровых технологий вносят изменения практически в каждый аспект деловой активности, что актуализирует умение компаний адаптироваться во избежание отставаний от прогресса. В указанном контексте стоит рассмотреть изменение роли корпоративного секретаря в мире информационных инноваций. Приоритетная цель заключается в создании взаимовыгодных отношений с технологиями  с позиции секретаря для автоматизации рутинных задач и одновременно предоставлении секретарю компании дополнительного времени и ресурсов для решения более сложных заданий корпоративного управления.

Усиление роли секретаря посредством технологий

Постоянно растущая способность эффективно использовать технологии для выполнения повседневных задач поможет уменьшить административную нагрузку, позволяя корпоративным секретарям сосредоточить внимание на более важных вопросах. Несмотря на сохранение контроля над результатами работы, широкое обращение к технологиям снижает риск возможной человеческой ошибки и улучшает общее качество деятельности.

Достижения в области коммуникаций позволяют секретарям взаимодействовать со всеми структурными уровнями предприятия. Так, виртуальные рабочие кабинеты и технологии типа webex облегчают удаленное сотрудничество, что позволяет корпоративным секретарям работать более эффективно и гибко, максимально используя отведенное рабочее время. Технология «цифровых двойников» направлена на создание голограммы индивида или устройства, которое может видеть, слышать и наблюдать за событием в режиме реального времени. Такие «цифровые близнецы» могут взаимодействовать с другими участниками заседания в виртуальном пространстве или в социальных сетях, что упрощает решение непредвиденных проблем.

Инструменты искусственного интеллекта также привлекаются к работе корпоративного секретаря. В частности, AI используют для подбора персонала, предоставления резервного контента во время встреч правления, а также для проверки фактов. Такие технологии, как системы управления документацией и корпоративные форумы на облачных ресурсахпомогают извлекать и обмениваться информацией, обеспечивая безопасность обмена по сравнению с традиционными бумажными методами.

В целом, технологические новинки обещают появление полностью автоматизированного безбумажного секретарского отдела компании. Так, эксперименты относительно перехода служебных обязанностей секретаря в полностью цифровой формат были запущены компанией Eversheds, Гонконг. На плечи секретаря ложится ответственность напоминать топ-менеджерам о своевременной подаче документов, о чем сообщают автоматические оповещения, а также следить за исправностью системы корпоративного управления.

Корпоративный секретарь как бизнес-консультант

Наряду с использованием технологий для облегчения выполнения служебных задач, все больше внимания уделяется роли корпоративного секретаря в консультировании совета директоров по вопросам трансформационных изменений, включая внедрение новых технологий. Как правило, в компаниях есть специальные IT-отделы, сотрудники которых нанимаются специально для разрешения любых технологических проблем. Но руководство многих компаний рассматривает секретаря в качестве доверенного советника, посвященного в нюансы принятия стратегических решений.

Технологические знания и опыт членов правления могут варьироваться от экспертных до ограниченных знаний. Корпоративный секретарь играет первостепенную роль в превращении технологий в постоянный элемент присутствия во время заседаний комитетов. Кроме того, членам совета директоров может потребоваться обучение в понимании новых рисков, таких как защита данных и кибер-безопасность. Секретари должны сотрудничать с правлением и соответствующими внутренними органами для повышения осведомленности руководства по данным вопросам.

Персональные данные регулярно обрабатываются и регистрируются корпоративным секретарем, поэтому важно иметь продуманную систему для определения типа информации и мер защиты. Согласно исследованию IBM, 60% компаний без эффективного плана обеспечения непрерывности бизнес-процессов был нанесен ущерб из-за технологического сбоя, а средняя стоимость утечки данных значительно возросла (Статья «How Technology Is Changing The Role of The Corporate Secretary» для CS, 2017).

В случае взлома данных корпоративному секретарю необходимо знать, какие действия следует предпринять для защиты конфиденциальности информации и ограничения причиненного ущерба. Безотлагательность реакции важна в данном контексте, поэтому секретарь играет ключевую роль по управлению нарушениями, включая решения относительно целесообразности уведомления регулирующего органа или соответствующих лиц.

Технологические вызовы с позиции корпоративного секретаря

Пытаясь идти в ногу с технологиями, секретари сталкиваются с проблемами обеспечения бюджета, трудностями интеграции в существующие системные ресурсы компании, отсутствия навыков работы с цифровыми технологиями и оценивания потенциала технологических новинок. Данный список не является исчерпывающим, но дает ориентиры будущих препятствий:

  • Адаптация к новым системам. Многие скептически оценивают выгоды технологических достижений для интересов компании. Некоторые менеджеры считают, что предприятиям достаточно вкладывать средства в конкретные технологии, игнорируя инвестиции в дополнительное обучение и изменения культуры, необходимые для их максимально эффективного использования. Корпоративные секретари играют важную роль в продвижении инноваций и поиске способов их оптимизации в компании.
  • Бюджет. Обеспечение материальных ресурсов для проведения цифровой трансформации может стать проблемой корпоративных секретарей в качестве вспомогательной функции. Расходы включают не только покупку новой техники, но и тренинги для сотрудников. Чтобы протолкнуть «технологическое» инвестирование, необходимо сформировать четкое экономическое обоснование, демонстрирующее реальную экономию в долгосрочной перспективе за счет автоматизации процессов.
  • Поддержка качества и контроля. Электронные письма ускоряют получение немедленного ответа, а использование приложений для обмена мгновенными сообщениями (таких как What’sApp и WeChat) повышает скорость коммуникации для совместной работы над проектами. Решения принимаются быстро, и те, кто не поспевает за темпами обсуждения, остаются в аутсайдерах. Корпоративным секретарям необходимо обеспечить надлежащее управление и снижение риска для равноценного рассмотрения всех точек зрения и их последствий для компании.
  • Повышение конфиденциальности данных. Использование облачных ресурсов повышает угрозы для безопасности данных. Иная опасность заключается в растерянности перед огромными информационными блоками и второстепенными сведениями, которые могут помешать принятию правильных решений.

Роль корпоративного секретаря состоит в отслеживании случаев утечки, адекватности средств контроля и нормативных актов компании по управлению рисками. Прежде чем внедрять новые технологии или привлекать внешних поставщиков IT-услуг, корпоративные секретари должны позаботиться о проведении надлежащей проверки предложенных средств контроля, включая членов команды, и убедиться, что соответствующие договорные соглашения содержат пункты о безопасности. Обеспечение безопасности данных и этичное использование информации также становится обязанностью корпоративного секретаря.

Таким образом, в условиях экономической и политической неопределенности, глобальной конкуренции и быстрого прогресса в области технологических инноваций, компании сталкиваются не только с дополнительными возможностями, но и с повышенными рисками. Роль корпоративного секретаря эволюционировала в ответ на цифровые трансформации для адекватного управления потенциальными рисками в интересах компании.

Источники:

http://csj.hkics.org.hk/site/2017/03/13/how-technology-is-changing-the-role-of-the-corporate-secretary/

https://blog.eqs.com/the-impact-of-technology-on-the-company-secretarys-role

Читайте также: