Назначение корпоративного секретаря регулируется, как внутренними требованиями компании, так и национальными законами о трудоустройстве. Так, секретарь обязан обладать определенными знаниями и опытом, необходимыми для получения должности. Это – уместное замечание, учитывая возрастающее значение инструментов AI (Artificial Intelligence — искусственный интеллект) в области корпоративного управления. На сегодняшний день AI избавляет от дублирования административных функций, являющихся частью работы секретаря. Но это не означает, что секретарям можно забросить проверку документов и полностью положиться на машинный интеллект.

Возможности искусственного интеллекта

Инструменты AI воспринимаются в качестве вспомогательных методов для решения конкретных задач или отслеживания четких процедур. В бизнесе лучше всего использовать встроенную в программное обеспечение систему автоматизации роботизированных процессов (RPA) для оцифровки определенных процессов. К типичным примерам RPA относятся:

  • перенос данных из электронных писем в системные записи, например обновление адреса клиента
  • замена потерянных данных кредитных карт на новые одновременно в нескольких системах и записях
  • выявление отказа взимать плату за услуги на основе анализа внутренних записей и сравнения их с биллинговыми системами
  • чтение юридических контрактов и извлечение из них конкретных пунктов или необходимых сведений.

Инструменты AI позволяют получить познавательную информацию из большого объема данных, проанализированных посредством заданных алгоритмов. Наглядным примером служит идентификация пользователей в качестве потенциальных клиентов компании, выявление случаев дефолта по кредитным картам или мошенничества со страховыми претензиями, автоматизация персонализации цифровых объявлений на поисковом сайте и мобильных телефонах, а также распознавание речи и изображений.

Помимо названного, инструментарий AI используется для когнитивного взаимодействия, то есть сотрудничества с заинтересованными сторонами. Яркой иллюстрацией подобного конструктивизма служит применение чат-ботов либо интеллектуальных агентов для автоматизации таких интерфейсов, как обслуживание клиентов, служба технической поддержки и обработка запросов сотрудников о компенсации или льготах.

Принимая во внимание тот факт, что когнитивное взаимодействие AI находится на начальной стадии развития, чаще всего его используют на бесплатных экспериментальных сайтах, за которыми стоят корпоративные сайты для инсайдеров компании. Т.е. когда дело доходит до коммуникации с третьими лицами, искусственный интеллект используется для технического обслуживания клиентов.

Корпоративный секретарь vs. AI

Вместо того, чтобы рассматривать искусственный интеллект как угрозу, следует подойти к нему как к возможности улучшить общую базу знаний и фидуциарный контроль в компании. AI не освобождает секретаря от консультативных функций, но ускоряет проведение исследований по различным предметным областям. Например, получение подтверждения о наличии бесконфликтных отношений между новыми сотрудниками или членами правления посредством анализа информации на различных социальных платформах. К обязанностям корпоративного секретаря как потенциальным объектам автоматизации относятся:

  • Предоставление документов в регулирующие инстанции. Профессор Б. Армстронг утверждает, что работа над базами знаний в ближайшем будущем будет выполняться компьютерами (Статья «Artificial Intelligence for Company Secretaries» для CimplyFive, 2019). В настоящее время роботы не могут получить доступ к CIPC ввиду наличия блока аутентификации, требующего подтвердить, что клиент является человеком. При его отсутствии большую часть процесса можно было бы выполнить с помощью разработанного решения Robotic Process Automation (RPA) из-за повторяющихся действий перед отправкой бумаг.
  • Подготовка финансовой отчетности компании. Указанная процедура составляется через программу XBRL. Робот просто узнает дату передачи отчета и способ представления финансовых данных.
  • Отправка протоколов встреч. Рассылка протоколов после собрания обычно осуществляется по электронной почте участникам заседания вместе со стандартным сопроводительным письмом, в котором запрашиваются комментарии к определенным пунктам. Такие действия под силу выполнить AI в качестве серии инструкций к многократно повторяемой проблеме. То же касается составления повестки дня будущих заседаний для членов правления и рассылки уведомлений о встречах.
  • Ведение протоколов заседаний и фиксация принятых решений в электронном формате. Несмотря на наличие инструментов стенографической записи собраний, роботы не способны идентифицировать важную информацию от второстепенной. Заседания часто сопровождаются диалогами, которые не имеют отношения к пунктам повестки дня. Например, если директор попросит передать документы, его заявление будет внесено в протокол искусственным интеллектом, в то время как секретарь оставить такое замечание без записи. Но присутствие роботов на заседаниях вместе с секретарем ускорило бы поиск статистических данных или информации иного характера, либо расчет процентов в случае принятия конкретного решения. Такие возможности привели бы к более продуктивным и информативным встречам. Одновременно корпоративный секретарь получает возможность сосредоточиться на оценочных суждениях или предоставлении информации по более сложным вопросам.
  • Составление и рассмотрение обязательных положений в контрактах и политике компании. В статье британской Daily Mail указывалось, что робот сможет просматривать контракты более скрупулезно, нежели люди. Такой алгоритм пересмотра договоров был создан правовой платформой LawGeex с показателем точности относительно выявления рисков в 94%. Стоит отметить, что речь идет об автоматизации составления стандартных пунктов контрактов и официальных формулировках. Более сложные договорные положения, которые запрашиваются сторонами соглашения, требуют продуманности и точности. Поэтому ответственность за их составление ложится на квалифицированных специалистов с юридической подготовкой.
  • Оценка работы совета директоров и привлечение новых членов правления. Составление оценочных вопросников поддается автоматизации. Сомнительно, что роботы смогут проводить интервью с директорами, так как подобные процедуры подразумевают наличие эмоционального интеллекта. Привлечение новых директоров связано с процессом индивидуального взаимодействия между секретарем компании и кандидатом на должность. При этом у секретаря может возникнуть ряд вопросов по различным аспектам, таким как миссия и ценности компании. Индукция по-прежнему остается человеческой функцией, с которой робот вряд ли справится.
  • Выявление конфиденциальной информации. Секретарь как доверенное лицо часто консультирует членов правления по важным аспектам конфиденциальности данных. Робот не сможет различить секретную информацию по ходу дискуссий на собрании.

Понимание блокчейна и робототехники, а также технологическая грамотность станут обязательными условиями работы для корпоративных секретарей. Это не означает, что приоритет будет отдан ИТ-специалистам. Речь идет о наличии высокого уровня технологической подкованности для использования инструментов AI в служебных целях.

Таким образом, со стратегической позиции, акцент следует делать на расширении задач секретаря компании, не подпадающих под автоматизацию, и уменьшении обязанностей, которые поддаются оцифровке. Такой шаг стимулирует создание конструктивной рабочей обстановки, мобилизует знания секретаря и обеспечит лучшую производительность процессов. Отношение к развитию AI должно оставаться позитивным. Посредством цифровых инструментов корпоративные секретари получают возможность повысить собственный статус, располагая временем для решения сложных вопросов и критических моментов.

 

Источники:

http://www.icsaglobal.org/wp-content/uploads/CSSABestPracticeGuide-AI-and-the-company-secretary.pdf

https://www.cimplyfive.com/artificial-intelligence-for-company-secretaries-ai-4-cs/

Читайте также: