Подготовка к совещаниям правления: руководство для корпоративных секретарей

Корпоративный секретарь играет ключевую роль в выполнении фидуциарных обязанностей, в частности в подготовке к заседаниям совета директоров, аудиторским совещаниям и встречам комитетов, проводимым в течение года. От уровня подготовительного этапа зависит не только качество дискуссии, но и успешность реализации принятых решений.

Разработка повестки дня

Корпоративные секретарские обязанности начинаются сразу после окончания заседания совета директоров и продолжаются до созыва следующего собрания. По завершении секретарь приступает к подготовке протокола заседания ввиду актуальности услышанной информации. Председатель совета директоров корректирует данные для официального утверждения на следующей встрече.

Утверждение и запись протокола собрания является юридическим требованием, за соблюдение которого несет ответственность секретарь. Протокол может быть использован в процессе судебного разбирательства или во время проверки регулирующим органом, поэтому секретарю важно убедиться в правильности его составления.

За несколько месяцев до следующего заседания совета директоров секретарь должен просмотреть предыдущую повестку дня и протокол, чтобы приступить к разработке новых пунктов. Корпоративный секретарь приступает к разработке повестки дня со встречи с председателем правления и генеральным директором. Они составляют краткий обзор приоритетных тем для обсуждения с топ-менеджерами. Секретарь должен запросить отчеты комитета, специальные отчеты и пункты повестки дня примерно за 4-6 недель до заседания. Пункты, требующие голосования, сопровождаются кратким описанием.

Секретарю также полезно добавлять примечания к копиям документов председателя правления и генерального директора в качестве напоминаний. При наличии специальных докладчиков, секретарю следует поговорить с ними заранее. Диалог охватывает вопросы о необходимости оборудования, временных ограничениях спича и выборе момента выступления.

Проведение заседания

За несколько недель до заседания членов правления секретарю необходимо разослать уведомления членам правления, убедиться в их присутствии и сообщить о доступе к информации на портале совета директоров. У членов правления должен быть полный справочник о заседаниях в печатном и электронном виде в течение 7 дней после даты проведения заседания.

Целесообразно подготовить дополнительные печатные раздаточные материалы относительно пунктов повестки дня, требующих детального обсуждения, чтобы у директоров имелась информация для принятия участия в обсуждении. Председатель совета, скорее всего, сделает окончательный предварительный обзор повестки дня и внесет изменения.

Корпоративный секретарь должен связаться со всеми директорами для получения подтверждения их участия. Также секретарю следует убедиться в исправности оборудования во избежание неприятностей. Последний шаг – это мысленный прогон будущего собрания. Если Вы пропустили какие-либо важные задачи, Вы обнаружите их во время такой «внутренней презентации».

Начальной стадией заседания служит перечисление всех членов правления, присутствующих и отсутствующих на встрече, а также приглашенных гостей. Внесите изменения в случае получения уведомления об отсутствии участника в последнюю минуту. Далее, повестка дня строится согласно следующей последовательности:

Призыв к порядку
Перекличка/посещаемость (как указано в уставе компании)
Просмотр и утверждение пунктов обсуждения
Рассмотрение и утверждение отчета казначея
Отчеты постоянного и специального комитетов
Незавершенные бизнес-задачи с предыдущих встреч
Новые бизнес-процессы
Другие отчеты, напоминания о событиях / обязанностях, с объявлением даты, времени и места проведения следующей встречи
Доклад приглашенного гостя
Финальное слово председателя

По завершении заседания корпоративный секретарь собирает окончательные пакеты документов для распространения. В зависимости от политики компании и размера пакета секретари могут выбрать способ отправки пакета в электронном виде или загрузить документы на портал совета в случае их большого объема.

Инструменты планирования

Как правило, эффективные корпоративные секретари ведут ежегодный календарь заседаний членов правления, запланированных на год. Такой календарь позволяет секретарю своевременно добавлять важные пункты в повестку дня и вносить коррективы в случае форс-мажорных ситуаций. Удобным инструментом координации действий служит корпоративный портал совета директоров (Статья «Board Meeting Agenda» для Australian Institute of Company Directors, 2017). Указанный ресурс сохраняет устав, протоколы заседаний, документы о соблюдении регуляторных норм, результаты аудита, анкеты директоров и должностных лиц и пр.

Пакеты документов для заседаний членов правления могут занимать от 40 до 500 страниц, поэтому портал не только помогает корпоративному секретарю в организации рабочих моментов, но экономит время и средства на копирование и поиск соответствующих бумаг. Помимо портала, неоценимым подспорьем для классификации служебных обязанностей секретаря выступает поисковая фирма ExecRanks, которая делит их на 7 категорий:

Структурирование, внедрение и поддержание политики корпоративного управления
Разработка программы корпоративного управления, развитие и совершенствование процессов
Поддержка обязанностей и ответственности директоров и членов правления
Привлечение и управление поставщиками услуг корпоративного управления
Сотрудничество с командой исполнительного руководства
Управление юридическими лицами
Настройка зала заседаний или конференц-зала

Таким образом, грамотная и продуманная подготовка к предстоящему заседанию правления служит своеобразным тестом на профпригодность. Организаторские навыки, умение предугадать потенциальные проблемы и сгладить неприятные моменты помогут подготовить качественные материалы и рациональные решения для стабильного функционирования компании.