Как правило, основной причиной антипатии членов правления к процедурам самооценки называют временной ресурс, которым не стоит разбрасываться понапрасну. Многие советы директоров не проводят самооценку ввиду её необязательности. А некоторые члены правления отмечают, что в процессе оценивания работы сталкиваются с равнодушием и вялостью руководителей к результатам подобной активности. До сих пор большинство советов относятся к самооценке как к сложной и затратной операции, не видя в ней особой пользы для компании.

Стартовая позиция

В последнее время значительный интерес к самооценке деятельности советов проявляют инвесторы, третьи лица и регулирующие органы, которые ищут уверенность в том, что правление компаний стремится повысить собственную эффективность. Прежде чем проводить оценку, правлению следует прийти к консенсусу относительно конкретных целей и задач, способных адекватно продемонстрировать их максимальную отдачу и одновременно выявить возможные недостатки для формулирования дальнейшего плана по улучшению деловой активности.

Советы должны принять к сведению, что процесс самооценки – это больше, чем просто метод определения эффективности выполнения коллективных и индивидуальных полномочий. Процедура оценивания выступает весьма скрупулезной операцией, направленной на проверку качественного состава правления, его динамики, структуры и меры ответственности.

Д. Финеголд отмечает, что не менее важно решить, кто будет руководить процессом, что подлежит оценке, в чем особенности процедуры и ознакомления с полученными результатами (Статья «Appraising Boardroom Performance» для Harvard Business Review, 2018). Многие советы поручают своим комитетам по назначениям и управлению определять шаблонные модели и оценивать ответы согласно выделенным критериям. Председатель совета директоров также может участвовать в выборе вопросов для самооценки и настройки показателей для получения полезных итогов.

Нюансы процедуры оценивания

Первое, с чего нужно начать, — это анализ протоколов совета и комитета, а также сопутствующих материалов. Основные документы правления, такие как уставы комитетов, должностные инструкции директоров и политика компании, в том числе кодекс поведения и этический кодекс, также являются хорошим началом для проведения процедуры. Другими важными темами для рассмотрения выступают динамика правления, стратегия, управление рисками, финансовые показатели, практики, контроль и корпоративная культура.

У советов имеется возможность использовать методику опроса или интервью с отдельными членами правления. Решая, какие вопросы озвучивать, важно, чтобы проверяющий не задавал те, на которые руководители уже знают ответ. Бесполезно и неэффективно спрашивать директора о том, присутствовал ли он на всех заседаниях совета либо выполнил ли он свои обязанности по работе при наличии соответствующей информации. Перейдите непосредственно к вопросам о служебных обязанностях в составе правления, если хотите получить качественную и ценную обратную связь.

Пояснения, которые дают члены совета директоров во время собеседований, помогают уточнить и объяснить однозначные или градуированные ответы. При этом, интервьюеры должны хорошо разбираться в структуре компании, располагать высоким доверием персонала и умением задавать зондирующие вопросы, чтобы понять истинные намерения интервьюируемого директора. По словам Н. Дженнигса, преимущество оценки отдельных директоров состоит в том, что такая процедура мотивирует и вдохновляет руководителей задуматься о собственных достижениях, побуждая их к улучшению индивидуальных показателей (Статья «Evaluating the Directors: The Next Step in Boardroom Effectiveness» для Ivey Business Journal, 2018).

Лучшие практики самооценки

Характерно, что многие советы директоров готовы ежегодно прибегать к самооценке, если такая процедура будет отнимать меньше времени. Многие разработчики предлагают онлайн-форумы для проведения опросов среди руководителей компании. В теории подобные инструменты обещают широкие возможности, но на практике они слишком универсальны, чтобы удовлетворить отраслевые потребности советов.

Такие программы требуют от секретарей совета разрабатывать и загружать вопросы конкретной тематики, отправлять их респондентам и вручную анализировать результаты. При этом, они вряд ли смогут сохранить полученные ответы для обновления в следующем году. Членам правления приходится изучать одну систему опросов только для того, чтобы ежегодно получать новый перечень вопросов. Кроме того, ручные процессы анализа результатов сопряжены с человеческими ошибками. Но главный корень обременительности заключается в отсутствии должного уровня безопасности в области онлайн-интервью, что не гарантирует анонимности и конфиденциальности членам совета директоров.

Советы, прибегающие к оценке качества, будут двигаться в правильном направлении при выборе следующих 6 передовых методов самооценки:

  • Спланированный алгоритм. Установите регулярное время года для проведения самооценки правления с четкими инструкциями и сроками. Многие советы считают целесообразным создание специального комитета совета директоров для вынесения рекомендаций относительно включения в процесс оценивания всего состава или отдельных руководителей. Комитет также вправе принять решение об ориентации на индивидуальные или коллективные оценки.
  • Анонимный отзыв. Процедура оценивания должна включать честную обратную связь с гарантией анонимности полученных результатов. В данном случае следует упомянуть, что ручные процессы анализа и онлайн-опросы предусматривают использование личных или корпоративных электронных писем, что сопряжено с нарушением условия об анонимности.
  • Забота о безопасности. Члены правления хотят быть уверенными в том, что их ответы не будут преданы гласности во избежание риска возмездия со стороны коллег.
  • Признание усилий, инвестированных советом директоров в проведение оценки. Поблагодарите членов правления за личный вклад в завершение процесса самооценки и обязательно заверьте их, что окончательные результаты будут стоить их стараний.
  • Доступность и простота использования. Директора совета будут более благосклонно относиться к самооценке, если смогут использовать гаджеты с интегрированным программным обеспечением для осуществления управления. Они также оценят возможность пройти оценивание с помощью мобильного устройства или планшета.
  • Автоматизация. Используйте программу, которая позволит копировать результаты предыдущего года и вносить корректировки, чтобы совет мог легко следить за собственным прогрессом.

В заключение стоит отметить, что не существует общепринятых шаблонов для самооценки деятельности советов, которые бы помогли точно проанализировать результаты и дать исчерпывающие рекомендации. Тем не менее, следует помнить, что в центре внимания находится эффективность работы членов правления. Следовательно, ключевая задача состоит в определении алгоритмов действий, которые может предпринять совет для исправления нелицеприятной ситуации и повышения эффективности.

 

Источники:

https://insights.diligent.com/board-assessments/best-practices-for-board-of-directors-self-assessment/

https://www.boardeffect.com/blog/board-self-evaluation-sample/

Читайте также: