Предприятия, выпускающие продукцию, независимо от своих размеров и объемов выпуска, представляют собой цепь взаимосвязанных процессов. Все внутрипроизводственные процессы предприятий организуются таким образом, чтобы их продукция по качеству, цене и количеству соответствовала потребностям рынка и целевой аудитории.

Ориентируясь на получение прибыли, производственные предприятия стараются экономно и рационально использовать трудовые, материальные, финансовые, информационные и другие виды ресурсов. Однако, в практической деятельности часто приходится сталкиваться с тем, что на складах предприятий скапливается большое количество разнообразных видов сырья, основных и вспомогательных материалов, упаковки и тары, которые остаются неиспользованными в производственном процессе, которые аккумулируют значительную часть финансовых ресурсов. Как правило, это связано с тем, что были заказаны и закуплены большие партии, или выпуск продукции, для которых они закупались, прекращен по разным причинам. Поэтому вопрос управления закупками играет большую роль и оказывает значительное влияние на цену готовой продукции.

Недостатки традиционной системы закупок

На производственных предприятиях закупки осуществляет один отдел (департамент, служба) – отдел закупок/снабжения. Основной целью этого отдела является закупка необходимых для выпуска готовой продукции материальных и сырьевых ресурсов. В своей работе он использует, как правило, следующие способы:

— осуществляет закупки одной большой партией, чтобы получить максимально возможные скидки за объемы;

— осуществляет закупки небольшими партиями, но делает это регулярно и часто (данная технология применяется при постоянном потреблении в производственном процессе и небольшом объеме выпуска);

— некрупные предприятия предпочитают закупки крупными партиями, но разбив их на более мелкие, поставляемые ежедневно или еженедельно;

— закупают материально-сырьевые ресурсы исключительно под конкретный заказ или по мере расходования.

Как показывает практика, действующая на многих производственных предприятиях традиционная система закупок имеет ряд существенных недостатков:

— ассортимент выпускаемой продукции формируется по принципу «возьмет торговля или не возьмет». Это приводит к выпуску продукции, которая либо оказывается невостребованной на рынке, либо наблюдается затоваривание рынка, что приводит к накоплению значительных остатков на складах;

— закупки сырья и материалов осуществляются у поставщиков на основе низких цен, а также методом «выбивания» скидок. В результате такого подхода на складе сырья и материалов скапливается очень много остатков, которые потом необходимо использовать в производстве или найти покупателя, готового их приобрести, но по более низкой цене, чем осуществлялась закупка. Такая технология увеличивает складские расходы, оказывая влияние на себестоимость конечной продукции;

— на готовую продукцию устанавливаются наценки в зависимости от желаемой прибыли и возможностей оптового звена системы распределения. Данный способ ценообразования не согласовывается с реальным положение на рынке данной продукции. Покупатели не всегда готовы купить по высокой цене, но и низкая цена часто отпугивает, так как может свидетельствовать о низком качестве;

— каждый производственное подразделение отвечает только за определенный  вид деятельности: маркетинг – за продвижение на рынок, отдел закупок – за закупки сырья и материалов,  производственный отдел – за выпуск продукции, отдел сбыта – за объемы  продаж и т.д. Эти подразделения, решая только свои вопросы, не учитывают часто реальное положение предприятия, его конкурентоспособность. Несогласованность действий также приводит к уменьшению прибыли и увеличению себестоимости продукции;

— объектом управления является, как правило, номенклатура выпускаемой продукции, отношения с поставщиками. При этом управление поставщиками сводится только к контролю за ценами и сроками поставок. Не учитывается ритмичность и равномерность поставок, количество недопоставки ресурсов, которые привели к срыву производственной программы. Эффективность закупочной работы оценивается по таким показателям, как «закупки в срок» и «низкая цена».

При такой организации закупочной деятельности отдел закупок играет пассивную роль, так как удовлетворяет потребности других отделов и функциональных подразделений предприятия. Работа отдела закупок направлена на снабжение производства постоянно используемыми сырьевыми и материальными ресурсами. А вот единичные закупки (например, относящихся к основным средствам) или закупки канцелярских товаров, оргтехники и т.п., без которых не может сегодня существовать ни одно предприятия, часто осуществляются его другими службами или отделами самостоятельно. Это приводит к перерасходу финансовых средств, увеличению себестоимости продукции, выпускаемой предприятием.

Деятельность любого предприятия нацелена на выпуск продукции, которая за счет своих характеристик должна обеспечивать ему стабильное и устойчивое положение на рынке. Современные реалии требуют выпускать продукцию такого качества, какое отвечает запросам потребителя, и в то время, когда ему это необходимо.

Для успешной деятельности предприятиям промышленности необходимо сформировать такую систему управления закупками, которая позволит обеспечить высокую эффективность работы, конкурентоспособность и устойчивое положение на рынке.

Технология управления закупками – управление по категориям или категорийный менеджмент

Производственным предприятиям необходимо быстро реагировать на изменения, происходящие на рынке той или иной продукции, учитывать изменения в потребностях рынка. Один и тот же ассортимент продукции, который годами выпускается на предприятии, должен периодически пересматриваться. Вкусы и потребности меняются под влиянием развития научно-технического прогресса, в результате новых тенденций в моде, новых взглядов на  безопасность и здоровье человека, защиту окружающей среды.

Новые продукты становятся более востребованными. Они, как правило, требуют и новых материалов, необходимых для их производства.

Одной из технологий по управлению ассортиментом, которая активно начинает применяться в ритейле, является категорийный менеджмент. Категорийный менеджмент основан на разделении ассортимента на категории (группы, подсистемы), объединенные по одному или нескольким признакам. Каждая выделенная товарная категория рассматривается как отдельная единица, которая должна приносить прибыль, т.е. бизнес-единица.

Предприятиям-изготовителям можно классифицировать свой ассортимент по разным признакам, например, по пользе для здоровья потребителя/окружающей среды/животных, либо для выполнения каких-либо видов деятельности/работ и др. За каждой такой группировкой (категорией) закрепляется менеджер, который будет отвечать не только за продвижение на рынок, а за весь производственно-торговый цикл, начиная от закупок сырья и необходимых материалов и  заканчивая оценкой удовлетворенности потребителей продукции.

Управление ассортиментом продукции на основе категорийного менеджмента устанавливает такие требования к организации закупок сырья и материалов, которые в результате дадут толчок к снижению себестоимости и увеличению прибыли. Данный метод требует тесного взаимодействия всех отделов и служб производственных предприятий.

Логистика закупок и ее связь с категорийным менеджментом

Сегодня в закупочной деятельности выделяют две основных системы управления материально-сырьевым потоком внутри предприятия:

«толкающая система» или «выталкивающая система»,  которая представляет собой такую организацию производства, когда предметы труда, поступающие на производственный участок не заказываются у предыдущего звена производственной цепи, а поступают по указаниям  управленческого звена.  То есть, материальный поток в виде сырья, материалов «выталкивается» в производство. При этом управленческое звено ориентируется на снижение запасов сырья и материалов, использование их в производственном процессе без ориентации на потребности рынка;

«тянущая система» или «вытягивающая система», в основе которой лежит использование в производственном процессе сырья и материалов в соответствии с выпуском продукции, отвечающей потребностям рынка, передача их из одного участка на другой по мере необходимости выпуска готовой продукции.

Именно «тянущая система» лежит в основе использования в закупочной деятельности категорийного менеджмента. Категорийный менеджмент в закупках представляет собой стратегию закупочной деятельности, позволяющую увязать бизнес-процессы предприятия с потребностями рынка и определением влияния закупок сырья и материалов на удовлетворенность потребителей. Категорийный менеджмент меняет подход к определению потребности в готовой продукции, в сырье и материалах, необходимых для ее выпуска, оптимизирует процедуру планирования на предприятии.

При управлении категорией необходимо выделить группы сырья и материалов, которые могут иметь одинаковые свойства, могут быть близкими по своим техническим характеристиками. Это позволит снизить затраты на поставки, повысить ритмичность и равномерность поставок, ускорить оборачиваемость и снизить остатки на складе. Все закупки должы быть сосредоточены в руках только одного управляющего категорией – категорийного менеджера, ответственного за нее.

Категорийный менеджмент определяет потребность рынка в готовой продукции, рассчитывает необходимое количество сырья и материалов, определяет сроки и объемы закупок, разрабатывает программу продвижения на рынок, осуществляет поставки в торговлю  или другим покупателям (В2В).

Используя современные методы, отдел закупок начинает выполнять поддерживающую и интегрирующую роли. Стратегия закупок встраивается в стратегию всего предприятия за счет методов управления закупками. Основой закупочной деятельности становится взаимодействие между отделом закупок и всеми подразделениями. Категорийные менеджеры, ответственные за отдельные категории, постоянно отслеживают и анализируют ситуацию не только на рынке готовой продукции, но и на рынке поставщиков и их продукции.

Категорийный менеджер для эффективного управления своей категорией определяет потребность в продукте, его составляющих (сырье, основные и  вспомогательные материалы), оценивает то,  как выбранный метод закупки влияет на готовую продукцию, ее качество, цену и удовлетворенность потребителей.

Категорийный менеджмент позволяет централизованно осуществлять закупки сырья и материалов, схожих по своему целевому использованию, снизить затраты, связанные с закупками.

Этапы внедрения категорийного менеджмента

Категорийный менеджмент начинает активно использоваться в закупочной деятельности многих крупных и известных предприятий. Применение технологии категорийного менеджмента в закупках позволили им значительно снизить затраты на составляющие той или иной продукции, повысить рентабельность производства. Проанализировав результаты их работы в области закупок, можно определить следующие этапы внедрения категорийного менеджмента.

1 этап. Анализ не только ассортимента готовой продукции, но сырья и материалов, необходимых для ее выпуска и обеспечения функционирования всего предприятия. Данный анализ должен ответить на следующие вопросы:

— сколько мы закупаем?

— как часто закупаем?

— сколько тратим на закупки?

— кто является потребителем (внешним и внутренним)?

На основе полученных данных формируются товарные категории, а также выявляются категории сырья и материалов.

2 этап. Оценка реальных и потенциальных поставщиков, исследование рынка В2В. В результате необходимо получить ясную картину, которая покажет возможности рынка поставщиков, а также способы удовлетворения потребности в сырье и материалах.

3 этап. Формирование стратегии закупок и отбор поставщиков. На этом этапе необходимо определить наиболее оптимальный метод закупок для каждой категории сырья и материалов, а также определить кто из поставщиков отвечает требованиям. При этом не следует ограничиваться только теми поставщиками, с которыми сложились долгосрочные связи. На рынке много других изготовителей и оптовых продавцов, которые обладают необходимыми возможностями. Отбор поставщиков может проводиться любыми способами. Это может быть и аукцион, и конкурс (тендер), и запрос коммерческих предложений.

4 этап. Установление коммерческих связей с поставщиками, оценка дисциплины поставок, соблюдения условий договора (контракта), анализ рисков. На этом этапе может осуществляться селекция поставщиков, от каких-то отказываются, находят им замену. В логистике закупок этот этап носит название «Управление поставщиками».

5 этап. Оценка эффективности и результативности управления закупками на основе категорийного менеджмента. На этом этапе разрабатываются KPIВ качестве ключевых показателей эффективности можно рассматривать отсутствие перебоев в поставках,  ритмичность поставок, оборачиваемость сырья и материалов, снижение затрат на закупки, количество претензий на качество готовой продукции, сокращение сроков изготовления продукции и ее поставок на рынок и др.

Прочитав эту статью, многие скажут: «Это так просто! Мы и так все это делаем!». Но ответьте честно сами себе на вопрос: когда в последний раз оценивали затраты, связанные с закупками сырья и материалов, рассматривали эти данные в динамике? А сколько финансовых средств вы «заморозили» в запасах? Кто отвечает за это? Почему возникла такая ситуация на производстве? Категорийный менеджмент меняет психологию закупщиков, позволяет увязать закупочную деятельность с результатами деятельности всего предприятия, повысить его конкурентоспособность на рынке.