Тенденции в современной мировой экономике приводят к усложнению процессов корпоративного управления, увеличению коммуникаций между обществом и его участниками, ужесточению ответственности за несоблюдение законодательства и внутренних документов организации. Именно поэтому эффективная деятельность корпоративного секретаря приобретает все большее значение.

Как оценить работу сотрудника, который напрямую не участвует в бизнес-процессах? Существует ли эффективная система?

Система KPI (КПД) для оценки деятельности корпоративного секретаря

При необходимости определить эффективность деятельности такого специалиста, как корпоративный секретарь, оценивающий неминуемо столкнется с рядом проблем.

Во-первых, это относительная «молодость» должности. В отличие от Европы и США, где институт корпоративного секретаря существует довольно давно, в странах СНГ такая должность начала вводиться в штат компаний лишь в 2000-х годах.

Столь малый «возраст» института не позволяет заинтересованным сторонам окончательно определить необходимость корпоративного секретаря, его место в системе управления бизнесом и функционал, а, следовательно, и надлежащим образом оценить его работу.

Во-вторых, особый статус корпоративного секретаря в компании. Действуя в интересах бизнеса в целом, он представляет интересы акционеров (участников) компании, и должен быть огражден от влияния исполнительных органов. Хотя в компаниях СНГ нередко можно наблюдать, когда корпоративный секретарь одновременно занимает должность главного бухгалтера, финансиста или юриста с подчинением руководителю исполнительного органа компании.

Оценка эффективности работы специалиста в ситуации, когда интересы акционеров противоречат интересам менеджмента или при невозможности уделять достаточно времени вопросам корпоративного управления из-за занятости на смежной должности, может оказаться непростым делом.

Таким образом, основная задача оценивающего — разработать такую систему оценки эффективности, которая позволит учесть все нюансы деятельности корпоративного секретаря.

В настоящее время широкое распространение в мировой практике получило использование системы key performance indicators (KPI) или ключевых показателей деятельности (КДП).

KPI (КПД) — это совокупность критериев деятельности сотрудника, которые в конечном итоге способствуют достижению стратегических целей всего предприятия. Другими словами, КПД играет роль достижимых и исчислимых операционных целей, опорных точек на пути к конечному результату.

Именно применение системы KPI (КПД) позволяет объективно оценить работу любого сотрудника, т. к. предполагает выбор таких ключевых показателей деятельности, которые максимально соответствуют профилю должности, отражают личную мотивацию и заинтересованность в достижении стратегических целей компании.

Как составить «Карту КПД корпоративного секретаря»

Использование системы KPI (КПД) предполагает проведение серьезной подготовительной работы по предприятию в целом, четкую регламентацию и деятельное участие каждого сотрудника. Составление карт КПД на каждого сотрудника возможно лишь на завершающем этапе, когда система внедрена и работает.

Итак, карта КПД — это самостоятельный документ, который корпоративный секретарь составляет в начале отчетного периода (как правило, в начале года). Другими словами, это план работы сотрудника на ближайший год, который содержит:

  • показатели для оценки деятельности, а при необходимости и их описание,
  • критерии значимости выбранных показателей,
  • значения, которых необходимо достичь по каждому показателю (план),
  • значения, которые достигнуты по каждому показателю (факт),

Понимая структуру карты КПД, легко определить и алгоритм ее составления.

Этап 1. Определение операционных целей сотрудника.

Важно помнить, что цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми. Разумно использовать 3-5 идентификаторов, большее их количество может привести к рассеиванию внимания и снижению эффективности работы. В идеале операционные цели должны базироваться на утвержденной стратегии развития компании.

Этап 2. Расчет веса каждого идентификатора в зависимости от приоритетности (в сумме вес должен составить 1 или 100%).

Этап 3. Определение плановых значений на будущий период (на основе анализа статистики прошлых лет или желаемых показателей).

Этап 4. По окончании отчетного периода заполняется столбец «Факт».

Результатом прохождения описанных этапов будет являться готовая карта КПД, например, как в примере ниже.

№ Цель Описание  ВесПланФакт
1.Соблюдение годового плана работы коллегиальных органов% заседаний, проведенных в запланированные сроки0,590%95%
2.Обеспечение раскрытия информации на рынке ценных бумагКоличество претензий контролирующих органов, связанных с неполным/ несвоевременным раскрытием информации0,25Снижение на 15%Снижение на 14%
3.Эффективность системы корпоративного управленияКоличество судебных исков, связанных с вопросами корпоративного управления0,25Снижение на 25%Снижение на 26%

 

Готовая карта подлежит проверке (на предмет количества КПД, правильности распределения весов и определения плановых значений) и утверждению.

Как работать с «картой КПД»

В компаниях с эффективной стратегией управления карта КПД является руководством в повседневной работе корпоративного секретаря, помогающим ему:

  • придерживаться намеченных целей,
  • верно расставлять приоритеты,
  • своевременно выявлять проблемы и слабые места в своей деятельности.

В целях улучшения качества работы рекомендуется регулярно (ежемесячно, ежеквартально) проводить мониторинг выполнения КПД, формировать статистику, проводить своевременную корректировку карт КПД.