Правила поведения и взаимоотношений сотрудников описаны во многих документах, начиная учредительными и оканчивая рабочими инструкциями. Зачастую, требования различных положений противоречат друг другу, потому что высшее руководство рассматривает свой бизнес, как набор отдельных видов деятельности, например:

  • юридическая – связанная с выполнением законодательных требований;
  • бухгалтерская – связанная с учётом и выполнением налогового законодательства;
  • производственная или коммерческая – деятельность, результатом которой является прибыль;
  • социально-ориентированная – участие в муниципальных мероприятиях, благотворительность.

Для объединения и гармонизации правил, описывающих функционирование компании, необходим документ, который будет первоисточником требований, «фундаментом», для разработки положений и инструкций. В нём высшее руководство должно определить миссию и стратегию бизнеса, заявить о принципах управления и построению взаимоотношений между сотрудниками, акционерами, инвесторами, потребителями и другими заинтересованными сторонами, а также принять обязательства, обеспечивающие их выполнение.

Таким документом является Кодекс деловой этики компании. Словосочетание Кодекс деловой этики состоит из трёх отдельных понятий, объединяя которые мы ожидаем чего-то единого — того, что создаст в компании некую атмосферу надёжности, безопасности и поступательного развития.

Кодекс, в переводе с латинского – книга. Юристы под Кодексом подразумевают свод законов систематизирующих определённую область деятельности, например Трудовой Кодекс – свод Законов регулирующих трудовые взаимоотношения. Но в любом случае Кодекс – это документ, который соответствует требованиям, предъявляемым к документам – он должен иметь название (о чём), быть утверждён, датирован, подлежит периодической актуализации – это, как минимум.

Дело, под этим словом будем понимать — деятельность, какие-либо действие с целью достижения определённого результата.

Э́тика – изначально, это была область знаний о совместном проживании – например, в семье. Сегодня этика подразумевает наличие норм морали и нравственности, а также следование этим нормам.

Объединяя эти понятия приходит понимание, что Кодекс деловой этики – это документ объединяющий в себе требования норм нравственности и морали для достижения результата, т.е. мы утвердили нормы поведения обеспечивающие деятельность фирмы, как в настоящем, так и будущем.

Но на практике, часто бывает, что утверждённые нормы оказываются не более чем декларацией для внешних заинтересованных сторон, а сотрудники, начиная представителями высшего руководства и оканчивая рядовым сотрудником охраны, не следуют его требованиям, а зачастую и не подозревают о наличии этого документа.

Изучая содержание Кодекса, попробуем разобраться, что же необходимо делать, для того чтобы он стал руководством к действию, а не набором догматических постулатов.

Первое – доступность документа

Вначале обозначим, с чего начинается восприятие Кодекса, как важного руководящего документа – он должен быть доступен широкому кругу пользователей. Необходимо, чтобы любой человек, будь-то сотрудник компании или представитель заинтересованной стороны, могли ознакомиться с документом. Поэтому автор столь важного свода правил, при разработке Кодекса не должен освещать в нём информацию, которая является коммерческой тайной или любую конфиденциальную информацию о бизнесе.

Доступность обеспечивается, размещением документа в корпоративных электронных ресурсах и наличием печатного экземпляра у руководителей структурных подразделений. Важным элементом ознакомления сотрудников с требованиями Кодекса будет цитирование его положений на информационных стендах предприятия. Обязательным должно стать правило ознакомления с требованиями документа при приёме на работу и проверку знаний отдельных разделов при периодической аттестации работников.

Важно!

Привить у работников всех уровней уважительное отношение к Кодексу деловой этики. Печатные экземпляры должны быть учтены, а их наличие на определённых местах и состояние необходимо контролировать при внутренних аудитах системы управления компании. Руководители всех уровней должны нести персональную ответственность за сохранность и состояние документа – это должно быть одним из требований Кодекса.

Заявление высшего руководства

Практически любой Кодекс деловой этики начинается с обращения первого руководителя — это может быть один из акционеров, на которого возложены обязанности управления, или нанятый менеджер уполномоченный делать подобные заявления. В обращении руководитель заявляет о ценностях бизнеса и принимает обязательства в отношении заинтересованных сторон, которые в дальнейшем реализуются в требованиях, изложенных в отдельных разделах документа. Таким образом, сотрудники и другие заинтересованные стороны:

  • узнают, кто является первым руководителем бизнеса, зачастую имеется его фотография;
  • знакомятся с ценностями бизнеса, т.е. что компания боится потерять;
  • знакомятся с общими принципами управления;
  • узнают, что доминирует, а что второстепенно;
  • каждый, может оценить какой вклад он может внести в общее дело;
  • видят, насколько перспективен бизнес в целом и его карьера в частности.

Заявление высшего руководства – это вектор деятельности бизнеса во всех направлениях!

Чтобы заявления высшего руководства воспринимались работниками и заинтересованными сторонами не как набор громких лозунгов, необходимо в заявлении показать, что реально каждая из сторон получит в результате деятельности бизнеса – это должно быть ценно для тех к кому высшее руководство обращается.

Например, фраза о «взаимовыгодном сотрудничестве» читается с долей иронии, т.к. каждый понимает, что в реальных обстоятельствах стороны защищают свои частные интересы, а вот посыл о «выработке взаимно приемлемых решений» делает формулировку более реалистичной и близкой к реальным отношениям в бизнесе.

Обращение должно быть максимально прагматичным, тогда фразы из него будут цитироваться сотрудниками, как побуждающие к деятельности аргументы.

Краткое описание бизнеса

Далее даётся информация об истории становления предприятия, кто был инициатором создания компании, описываются основные, наиболее значимые события в развитии, подчёркиваются достижения и даётся краткий анализ неудач, с выводами.

Основополагающий раздел – Миссия и/или Ценности. Именно он должен быть вначале Кодекса, как информация-фундамент для формирования дальнейших требований. Ведь на этом этапе определяется роль бизнеса для: акционеров, потребителей, государства, общества, партнёров, конкурентов, персонала и других заинтересованных сторон – приходит понимание, зачем и кому бизнес нужен.

Важно!

Дата принятия Кодекса деловой этики должна стать исторической для компании, об этой дате необходимо упоминать при каждом удобном случае.

При определении Миссии и Ценностей описать то, что в последствии будет реально выполняться. Если одним из постулатов Миссии будет деятельность на благо потребителей, а одной из основных Ценностей указан персонал, а в дальнейшем все будут видеть, что во главу угла ставится максимальная прибыль любой ценой – через короткий промежуток времени Кодекс можно сдать в макулатуру.

Отношения с заинтересованными сторонами

Основой для формирования требований к поведению сотрудников в отношении заинтересованных сторон должны стать ожидания заинтересованных сторон. Поэтому перед описанием этих разделов, необходимо внимательно изучить, что каждая из сторон ожидает от деятельности компании, что для заинтересованных сторон ценно, а что второстепенно, желательно составить иерархию заинтересованных сторон. Тогда положения, которыми будут пользоваться, в своей деятельности работники принесут реальную пользу бизнесу, а не останутся на бумаге, непонятно, зачем нужными требованиями.

В разделах описываются принципы поведения компании в отношении каждой заинтересованной стороны, это уже не заявления, а общие требования к сотрудникам, с описанием, как следует себя вести и как не следует поступать в тех или иных случаях. Разделы могут так и называться, например:

  • отношения с акционерами;
  • отношения с представителями государственных органов;
  • отношения между сотрудниками (таких-то подразделений);
  • и т.д.

Важно!

Данные общие требования являются основой для формирования правил изложенных в должностных и рабочих инструкциях. Разработчики инструкций должны пользоваться положениями Кодекса при формировании функциональных обязанностей работника.

Например. Положение Кодекса гласящее «Вежливость – отличительная черта каждого сотрудника компании» — демонстрирует данное качество, как одно из приоритетных в поведении. Но чтобы это не осталось лозунгом, необходимо в должностных и рабочих инструкция сформировать требование: «Рабочий день должен начинаться с приветствия коллег, фразой «Доброе утро!» или «Здравствуйте!», при этом, если коллеги не произносят приветствия, это можно расценивать, как нарушение инструкции и соответственно применять санкции к нарушителям. Таким образом, в коллективе формируется обязательный стиль общения, при котором уважительное вежливое отношение становится обязанностью, а не человеческим качеством.

Социальная ориентация и ценность компании для общества

Современный бизнес заявляет о своих намерениях по отношению к охране окружающей среды, обеспечению безопасных для здоровья работников условий, а также о мероприятиях, которые будут реализовываться в этом направлении постоянно – это также описывается в Кодексе, как признак высокой нравственности всех сотрудников.

Данный раздел Кодекса, скорее будет отражать ту деятельность, которая уже имела место или ведётся постоянно, а в документе нужно просто её описать. Тогда работник, прочтя о мероприятии, в котором он непосредственно участвовал, будет ещё больше ценить Кодекс, как свод положений и норм, которые в компании однозначно выполняются. Лучше чтобы этот раздел был не направлен в будущее, а описывал то, что уже сделано или делается в настоящее время.

Обязательства высшего руководства, описанные в этом разделе, также трансформируются в требования должностных и рабочих инструкций. Например, для определённых сотрудников, требованием должностной инструкции станет «Регулярно, один раз в неделю оказывать помощь в благоустройства территории детского сада № n»

Обеспечение безопасности бизнеса

Обязательно необходимо уделить внимание обеспечению безопасности, как на уровне сотрудника, так и компании в целом, в этом разделе традиционно определяют следующее:

  • наличие структурных подразделений обеспечивающих безопасность;
  • источники опасности (рисков), например – неквалифицированный персонал;
  • общие обязанности работников, обеспечивающие сохранность информации;
  • видение руководства, направленное на минимизацию существующих угроз;
  • и т.д.

Очень ответственный раздел Кодекса, кроме структурных подразделений и процессов обеспечивающих безопасность, необходимо акцентировать внимание, что основной угрозой для бизнеса является нелояльный работник – именно сотрудник с низким уровнем мотивации (не обязательно заработная плата), способен нанести наиболее тяжёлый ущерб фирме. Если это рабочий в цехе – он пропустит бракованную деталь или изделие, если сотрудник сбыта – не докажет преимущество своей продукции, а согласится с аргументами конкурента.

Поэтому в Кодексе должны быть однозначно идентифицированы опасности и последствия реализации негативных сценариев, а также сделана ссылка на подробные инструкции как необходимо вести себя различным работниками на своих местах, в случае возникновения угроз, от обычного хищения, до техногенной аварийной ситуации.

Иерархия – основа для правил поведения

Далее, важным элементом Кодекса, должен быть раздел устанавливающий правила соблюдения иерархии и разрешения конфликтов. Это очень важная часть документа. Казалось бы, она должна быть вначале, но суть в том, что доминирующими являются заинтересованные стороны – их однозначная и правильная идентификация, а также определение их ожиданий. А после этого можно определить иерархию и источники конфликтов. Данный раздел посвящён справедливому распределению обязанностей и ответственности, а также решению спорных вопросов – вот тут-то и материализуется такое понятие, как нравственность. Потому что справедливость, наряду с честностью, лояльностью, трудолюбием, отзывчивостью и т.д. являются составляющими общего понятия – нравственность.

Важно!

Понимать, что в компанию приходят работать люди с различным воспитанием, мировоззрением, вероисповеданием, зачастую бизнес бывает интернациональным. Учитывая вышеизложенные факты наивно ожидать, что взаимодействие между работниками будет происходить без проблем. Именно теперь и возникает необходимость в фундаментальных требованиях к поведению сотрудников и дальнейшая реализация этих требований в должностных и рабочих инструкциях. Мы уже рассмотрели пример такой реализации выше, в разделе «Отношения с заинтересованными сторонами».

Рассмотрим ещё один пример. В Кодексе может быть фраза «Для каждой категории сотрудников устанавливается распорядок дня». Реализация данного требования в рабочей инструкции по согласованию и утверждению документов будет выглядеть в виде требования «Согласование и утверждение документов заместителями директора осуществляется с 10:00 до 11:00» — это в свою очередь может быть реализовано в требования должностной инструкции: «Посещение офиса компании сотрудниками производственных цехов до 10:00 – запрещено»

Таким образом, индивидуальное восприятие своей работы и важности своих обязанностей подчинено общим правилам. Данные правила унифицируют индивидуальность во благо бизнеса.

Реализация требований Кодекса и контроль за их выполнением

Последний раздел традиционно посвящён практической реализации требований и контролю, за их выполнением. В нём описывается последовательность действий сотрудников и их взаимодействие при соблюдении установленных правил, иногда делаются ссылки на конкретную инструкцию, требованиям которой должностное лицо должно следовать. Также определены органы осуществляющие контроль за соблюдением установленных правил. Установлена периодичность контроля, подотчётность и санкции, за нарушения деловой этики.

Важно!

Чтобы структурное подразделение или должностные лица отвечающие за контрольные функции были максимально независимыми.

Контроль должен быть организован, как периодический и циклический процесс. Результаты должны обязательно документироваться и предоставляться высшему руководству для принятия решений, необходимо утвердить периодичность рассмотрения результатов контроля.

Результаты и решения должны быть открытой информацией – публиковаться в электронных ресурсах компании, например на интернет-сайте, а также размещаться на информационных стендах в структурных подразделениях.

Заключение

Рассмотрев перечень разделов Кодекса деловой этики, мы попытались объяснить, что необходимо сделать, чтобы этот важный документ, не стал декларацией о намерениях руководства компании. Мы надеемся, что данная статья, как и сам Кодекс, также станет руководством к действию.

Подписаться

Похожие статьи