Корпоративный секретарь и устойчивое развитие компании: лучшие практики

Корпоративный секретарь выступает мощным катализатором обеспечения надлежащего управления в компании, начиная от консультирования совета директоров до защиты репутации фирмы. Помимо названного, секретари располагают широкими возможностями для поддержки устойчивого развития предприятия посредством совместной деятельности с членами правления.

Новая интерпретация традиционных ролей

Корпоративное управление устойчивостью определяется как подход, который совет директоров использует для обеспечения контроля и функционирования организации в области управления рисками, а также создания долгосрочных ценностей для акционеров и заинтересованных лиц в финансовом, социальном, экологическом и этическом аспектах (Статья «View From the Top: How Corporate Boards Engage on Sustainability Performance» для Ceres, 2019). Указанная методика обретает актуальность в связи с ростом осведомленности членов правления и общества о рисках изменения климата, нарушения прав человека, неравенства доходов и пр.

Хотя обязанности корпоративных секретарей разнятся, приведенные ниже практики можно использовать в качестве ориентиров для будущих изменений в компании.

Области традиционной ответственности корпоративного секретаря

Управление корпоративной устойчивостью

Управленческие процессы

Поддержка политик и структур управления посредством регулярных обзоров и обновлений соответствующих руководств и документов
Предоставление консультаций в области управления
Роль посредника между директорами и сотрудниками
Администрирование корпоративного кодекса поведения и других процедур

Мониторинг внешней среды для повышения уровня информированности относительно тенденций в области корпоративной устойчивости с целью применения передового опыта для решения потенциальных рисковых ситуаций.
Обзор возможных обновлений содержания внутренних документов, процессов и структур для внедрения в группу по контролю в вопросах устойчивого развития компании.
Следует убедиться в том, что генеральный директор и ключевые сотрудники понимают новые принципы в управлении корпоративной устойчивостью.

Обязанности членов правления

Консультирование совета директоров о сферах ответственности (возможен вариант разделения задач со штатным юрисконсультом)
Разработка обязанностей для членов правления

Включите надзор за устойчивым развитием в обязанности членов правления и генерального директора.

Руководители комитетов и департаментов

Поддержка эффективности деятельности

Информировать руководителей комитетов о тенденциях и передовых практиках в области корпоративного управления устойчивостью.

Управление связями

Установление и поддержка отношений с членами правления

Информировать генерального директора о тенденциях.
Разделение ответственности по управлению принципами устойчивого развития компании.

Повестка дня на заседаниях

Подготовка пунктов повестки дня посредством консультаций с генеральным директором и председателем.
Разработка дополнительных материалов для членов правления с целью проведения конструктивной дискуссии.

Выделите время для обсуждения вопросов устойчивого развития компании на регулярной основе в качестве основополагающего пункта.
Убедитесь, что пакеты документов включают достоверные сведения о рисках и возможностях устойчивого развития, включая рекомендации заинтересованных лиц.

Документирование встреч

Составление и ведение протоколов собрания

Фиксирование обсуждения вопросов устойчивого развития предприятия, а также мнений заинтересованных сторон в протоколе.
Подготовка отчетов об устойчивом развитии в соответствии с международными стандартами.

Директор и комитет по подбору персонала

Разработка критериев для отбора новых кандидатур на пост директора (навыки, опыт)

Разработка пунктов о разнообразии состава правления посредством критериев гендерной и этнической принадлежности, возрастного и культурного показателей.
Рекомендовать включить ориентацию на устойчивое развитие в качестве обязательных задач для новых директоров совета.

Помимо официальных функций, корпоративный секретарь выполняет неофициальные обязанности по обеспечению устойчивого развития компании. Так, благодаря ранее установленным связям с главами комитетов и членами правления, секретарь может неформально фокусировать внимание на тематике корпоративного управления устойчивостью.

Контрольный список корпоративного секретаря

Речь идет о разработке практического инструментария для секретарей компании с целью обеспечения своевременного обновления корпоративной политики относительно устойчивого развития предприятия.

Секция управления	Компонент устойчивости
Корпоративные цели, кодекс поведения и деловая этика	Размещение заявления об ориентации компании на цели устойчивого развития в бизнес-стратегии, уставе, миссии организации, пресс-релизах правления и иных документах, предназначенных для широкого ознакомления. Включите в Кодекс поведения упоминание о том, что компания придерживается действующих законов, нормативных актов и моральных стандартов. Составление календаря обучения совета директоров по вопросам устойчивого развития
Круг полномочий	Включите функции по обеспечению устойчивости в обязанности членов правления, генерального директора и председателя. В заявлениях, относящихся к соблюдению этических либо регуляторных норм, включите ссылку на социально ориентированные действия компании. Укажите, что председатель и совет директоров несут ответственность за соответствие поведенческих паттернов политике и ценностям в области устойчивого развития. Включите мониторинг процедур устойчивого развития в фидуциарные обязанности руководства. В описании обязанностей совета по стратегическому планированию укажите устойчивость развития как компонент стратегического планирования и сделайте ссылку на необходимость учета позиций заинтересованных сторон. Добавьте пункт о корпоративной устойчивости в контексте рассмотрения рисков и возможностей при проведении слияний, поглощений, отчуждений либо иных крупных проектов компании. В требования по обеспечению достоверности отчетности о финансовых результатах включайте ссылку на объективность показателей и ориентацию на мировые стандарты. Отметьте, что дочерние компании обязаны разделять стратегии устойчивого развития и соответствовать установленным нормам. Предложите назначить консультативную группу заинтересованных сторон или внештатных экспертов по вопросам устойчивости развития предприятия.
Комитет по назначениям	Оценивание эффективности процесса выдвижения кандидатов в совет директоров для достижения целей устойчивости компании. Обновление операционных практик правления. Разработка долгосрочных планов повышения качественного состава совета директоров, а также критериев отбора новых кандидатур с учетом навыков и знаний. Составление ежегодного отчета о практиках корпоративного управления в области устойчивого развития в соответствие с руководящими принципами Глобальной инициативы отчетности.
Отделы аудита	Контроль над соблюдением политики, обязательств и норм в области устойчивого развития; наличие процедур внутреннего аудита для оценки соответствия обязательств компании и систем управления. Проверка целостности информационных систем устойчивости и процессов отчетности организации на всех структурных уровнях. Поддержка компиляции ключевых показателей эффективности, подходящих для надежного отслеживания производительности, установления целей, сравнительного анализа, вознаграждения руководителей и внешней отчетности. Обеспечение согласованности информации об устойчивом развитии между корпоративными веб-сайтами, социальными сетями и отчетами, а также данными, представленными в государственных документах, финансовых отчетах, презентациях для инвесторов и других заинтересованных лиц. Мониторинг событий, тенденций и лучших практик относительно учета и отчетности в области устойчивого развития. Фокусирование внимания на вопросах устойчивости в годовом бюджете и бизнес-плане компании.
Комитет по компенсациям	Включение вопросов устойчивости в философию компенсации, например, намерение поощрять достижения в области устойчивого развития, обеспечение справедливой оплаты труда и сбалансированного соотношения между окладами генерального директора и сотрудниками. Профиль / описание должности генерального директора включает ссылку на опыт внедрения практик устойчивого развития в корпоративные стратегии и управление рисками предприятия, обеспечение эффективного внутреннего контроля и систем управления для установления качественных отношений с заинтересованными сторонами. Планирование преемственности включает наличие компетенций в области устойчивого развития.

Как видим, корпоративный секретарь обладает широкими возможностями включать в основную повестку дня вопросы о разработки концепции устойчивого развития компании, руководствуясь стратегическим и операционным контекстом.

В заключении стоит отметить, что устойчивое развитие предприятия является одной из основополагающих обязанностей секретаря компании. Успешность ее выполнения зависит не только от влияния последнего, но и от связей с председателями комитетов, заинтересованности правления и активизации деятельности генерального директора.