В классическом понимании секретарь компании должен исполнять ряд функций корпоративного менеджмента. Такова его роль в Англии и США (английские обозначения этих должностей, соответственно, Company secretary и Corporate Secretary). Такой подход происходит из англосаксонских принципов корпоративного менеджмента, а именно – собственность предприятия разделена между многими владельцами, акции компании представлены на фондовом рынке, а контроль акционеров за управленческим персоналом выполняется посредством совета директоров. Он включает в себя 1-2 руководителей исполнительного уровня (скажем, генеральный и коммерческий директор). Иные участники совета – независимые директоры или внешние совладельцы.

Высший управленческий состав отвечает за обеспечение грамотного менеджмента на предприятии. Он отчитывается лишь совету, а тот, соответственно – акционерам. В обязанности совета входят стратегические задачи и функция наблюдателя. Общее управление данным советом выполняется председателем. В традиционном понимании это внешний руководитель. Секретарь же занимается организацией деятельности совета, сбором и хранением данных, обеспечивает преемственность в совете. Ведь и участники совета, и председатель могут меняться – секретарь же зачастую занимают свою должность годами, а порой и десятилетиями.

Секретарь компании – один из наиболее уважаемых сотрудников высшего ранга в организации, обладающий большим опытом. В структуре предприятия секретарь отвечает перед председателем совета директоров и служит единственным представителем власти, на помощь которого председатель может рассчитывать. Будучи штатным сотрудником, секретарь выбирается самим советом. Возможность уволить наделен лишь совет. В организациях, подобных, скажем, British Petroleum, секретарь совмещает свою должность с позицией старшего юриста. В корпоративной структуре такой человек стоит на третьем сверху месте, уступая председателю совета директоров и непосредственному руководителю компании.

В Великобритании много лет действовали законы, согласно которым на предприятии в качестве штатной единицы обязательно должен быть свой Company secretary. Поскольку сейчас нормы английского законодательства стали гибче, данная должность перестала быть обязательной. Однако в крупных организациях Великобритании позиция корпоративного секретаря все равно присутствует, причем она непременно персонифицирована. Такая должность встречается и в компаниях поменьше (акции подобных предприятий, как правило, не присутствуют на фондовом рынке), но роль секретаря в данном случае намного скромнее. Обычно функции такого человека ограничены экспертизой в правовом поле, поэтому нередко должность секретаря совмещена с позицией начальника юридического департамента. В США наблюдается подобная ситуация.

Обязанности корпоративного секретаря

Но чем же занимается корпоративный секретарь? Во-первых, в его ведение входит контроль за документацией предприятия – все бумаги (скажем, процедуры функционирования совета директоров, договоры и т. д.) должны строго соответствовать законодательству, требованиям бирж и государственным регулирующим органам. Фактически любой документ, который поступает изнутри организации в вышеперечисленные органы, должен рассматриваться секретарем и получить его визу. Корпоративный секретарь прямо отвечает за то, чтобы содержимое данных бумаг не противоречило закону и требованиям соответствующих регулирующих органов. Скажем, все открытые отчеты организации, которые та передает биржам и регулирующим структурам, обязательно визируются у секретаря.

Отдел секретаря отвечает за организацию текущего функционирования совета – от планирования повестки по заседанию совместно с председателем до решения технических вопросов по отсылке документации участникам совета директоров. Помимо этого, секретарь организует и отвечает за протоколирование заседаний, занимается их логистической организацией. При проведении заседания секретарь следит за соблюдением всех требований, процедур и соответствием деятельности совета законодательству (чтобы исключить возможные судебные оспаривания).

Функционал корпоративного секретаря

Как правило, работа секретаря компании в странах СНГ подразумевает следующие функции:

  • Организация и ведение плановых собраний акционеров предприятия.
  • Организация функционирования совета и комитетов такого совета.
  • Раскрытие данных (при требуется) и организация хранения внутренней документации предприятия.
  • Организация коммуникаций компании с акционерами; предотвращение внутренних конфликтов предприятия.
  • Организация коммуникаций компании с регулирующими органами, торговыми представителями, регистраторами, прочими участниками фондового рынка.
  • Организация выполнения внутренних процедур компании, обеспечивающих интересы акционеров и их прав; контроль за исполнением данных процедур.
  • Оперативное доведение до совета фактов о нарушениях закона, об изменениях во внутренней документации предприятия.
  • Участие в улучшении корпоративного менеджмента предприятия.

Корпоративный секретарь организует взаимодействие участников совета с управленческим составом. Участники совета отправляют запросы секретарю с целью получения всех требуемых данных. Секретарь может помогать участникам совета разрешить как вопросы технического и организационного свойства, так и проблемы содержательного свойства, которые присутствуют в повестке дня грядущего заседания.

Квалификация корпоративного секретаря

Позиция секретаря компании подразумевает работу квалифицированного сотрудника. Таковой, помимо деятельности на основной должности, должен разбираться в бизнесе, беря на себя ряд управленческих функций. Данный человек должен обладать рядом определенных качеств – быть отличным организатором, обладать хорошим опытом в коммуникациях, поэтому по основной работе это совершенно необязательно юрист. Немало таких секретарей – отличные финансисты, экономисты или профессионалы со степенью MBA. В таком случае необходимо участие в совете юриста, с которым секретарь мог бы консультироваться по всем соответствующим вопросам.

Полномочия корпоративного секретаря

В отечественных организациях так сложилось, что совет наделен не столь большой властью, сколь руководитель компании. В России был сформирован другой корпоративный подход, в рамках которого функции секретаря выполнялась сразу несколькими лицами, занимающими различные должности. Скажем, организацией деятельности совета может заниматься руководитель всего аппарата совета директоров – не редкость, когда он же и руководит аппаратом самого правления.

Так, вопросы экспертизы права по документации, которая исходит из компании, нередко находятся в ведении начальника юридического департамента. Раскрывает данные регулирующим органам и биржам специальный департамент по коммуникациям с акционерами. Наличие одного ответственного сотрудника за все перечисленные вопросы, с одной точки зрения, является минусом и может привести к плохой согласованности действий. Особенно тогда, когда речь идет о полном и оперативном раскрытии данных. С другой же стороны, чрезмерное скопление полномочий у одного лица также нежелательно. В итоге при определении функций секретаря в расчет необходимо принять масштаб компании, особенности ее структуры, сложившиеся коммуникации между управляющими сотрудниками.