Деятельность Совета директоров связана с командным менеджментом и осуществляется в процессе заседаний. Именно там формируются решения, которые меняют путь развития организации.

Степень подготовки членов Совета весьма сильно влияет на качество функционирования Совета и предприятия в целом. Этапы созыва Совета и шаги по его непосредственному проведению обуславливаются уставными документами компании или корпоративной внутренней документацией.

Этапы согласования решений

Правомочное число участников заседания Совета компании зависит от Устава предприятия. Кворум должен быть равен минимум 50% от всех избранных участников Совета. В рамках заседания любые решения утверждаются при помощи большей части проголосовавших, если уставная документация или внутренний регламент не описывают иную процедуру.

При возникновении вопросов в процессе заседания все участники обладают правом на один голос. Право голосования не может быть передано другому человеку (даже иному участнику Совета). При равном числе голосов «за» и «против» председатель Совета может использовать свой решающий голос.

Что включается в протокол

Во время заседания ведется протоколирование, причем таковое оформляется самое позднее через трое суток после мероприятия. Такой документ должен включать следующие данные:

  • Место, дату и время проведения заседания.
  • Список участников.
  • Перечень обсуждаемых вопросов.
  • Проблемы, в отношении которых требуется проведение голосования, а также полученные по ним результаты голосования.
  • Достигнутые решения.

Свои подписи в протоколе следует поставить председателю заседания и ответственному секретарю.

План функционирования Совета

Данный план может выступать в качестве базового документа, на основе которого готовится мероприятие. Он может быть, например, годовым, хотя оптимальным будет разработать план на более долгий период. При создании нового плана желательно принять во внимание предыдущий, принятые при его реализации решения, а также результаты старого состава Совета. Так определяется преемственность работы Совета в организации. В плане должен содержаться график заседаний и перечень обсуждаемых вопросов. Как правило, план утверждается в начале работы нового Совета.

Такой документ должен отражать число планируемых заседаний, которых будет достаточно для работы над главными проблемами организации. Кроме того, план должен учитывать обоснованность вынесения на повестку дня различных вопросов в конкретный временной период. Качественный, детально проработанный план деятельности Совета – по-настоящему эффективный способ влияния на развитие компании. Заседания лучше проводить минимум раз в 6 недель. Члены нового Совета должны подробно ознакомиться с рабочим планом, утвержденным еще старым составом. Совместно с председателем такой план они могут скорректировать (например, календарный график, повестка дня всех заседаний и т. д.). Данный вопрос целесообразно обсудить на первом заседании нового Совета.

Форма мероприятия

Заседания подразделяются на очные и заочные. Точнее это обуславливается Уставом предприятия, где должна описываться возможность вынесения решений участников заочно. Лучше будет, если внутренняя документация компании будет содержать регламент деятельности Совета, описание этапов заочного голосования. Также при создании Устава организации желательно определиться, каким образом будут учитываться при должном кворуме итоги голосования тех участников, которые не смогли прибыть на заседание лично.

Очные заседания. Разумеется, целесообразнее проводить мероприятия в такой форме, поскольку именно так участвующие могут наиболее полно обсуждать важнейшие вопросы и озвучивать мнения по поводу повестки дня. Помимо этого, мероприятие в указанной форме дает возможность персонального общения, что, в свою очередь, позволяет применять инструменты для проведения решений, требуемых для Совета.

Самые грамотные специалисты в области управления предприятием советуют следующее – наиболее значимые решения можно сформировать только при очной форме заседания.

Внутренний регламент компании должен содержать перечень проблем, которые подлежат обсуждению на очном заседании. На практике же не в каждом случае имеется возможность проведения заседаний в очной форме, поскольку участники совета, в основном, лишены должного количества времени. Поэтому те вопросы, по которым членам Совета достаточно зафиксировать лишь свои мнения, решаются в результате заочного голосования.

Заочные заседания. В этом случае требуется разработать порядок направления всем участникам Совета специального бюллетеня   для голосования, а также определить сроки ознакомления с таким направлением. При согласовании сроков необходимо руководствоваться тем, что они должны соответствовать действительности, времени должно хватать для тщательного получения бюллетеней и вынесения решений относительно рассматриваемых вопросов.

Подготовка к мероприятию

Заседание требует определенной подготовки, которая начинается с уведомления участников о проведении в конкретную дату мероприятия, направления им необходимых материалов и иной информации, касающейся повестки дня и перечня вопросов. Благодаря этому все участники смогут заблаговременно подготовиться к участию.

Информация, все материалы для заседания, извещение – все это составляет информационный пакет, который необходимо направить участникам так, чтобы дать достаточно времени для ознакомления и подготовки к мероприятию.

Для извещения участников вполне хватает от 7 до 14 суток до проведения мероприятия. Если заседание предусматривает рассмотрение непростых вопросов (формирование бизнес-планов, переорганизация, стратегические решения, крупные контракты, смена Устава и др.), желательно, чтобы данные по таким вопросам отправлялись участникам Совета минимум за месяц до начала предстоящего заседания.

Помимо этого, оптимально применять вспомогательные механизмы для улучшения информированности участников Совета. Под этим понимается проведение предварительных заседаний (т. н. «круглых столов»), где могут принимать участие не только члены Совета, но и замещающие их лица. В рамках таких встреч производится разъяснение участникам некоторых нюансов проектных решений Совета, ряда приемов и методик повышения качества заседаний Совета.

Направление участникам Совета информационного пакета и извещения поручается ответственным сотрудникам (например, корпоративному секретарю, члену аппарата Совета), причем требуется получение участником Совета пакета и извещения. Оптимально будет, если за каждый вопрос, обсуждаемый в рамках повестки дня, будут отвечать лица, занимающие в компании определенные должности (или сами участники Совета) с указанием телефонов данных лиц.

Порядок ведения заседания

Заседание осуществляется заблаговременно согласно определенной повестке дня. Чтобы качество группового взаимодействия было выше, председатель, начиная мероприятие, обязан озвучить участникам регламент хода заседания, а именно:

  • время, требуемое для обсуждения всего перечня вопросов (и каждого в отдельности);
  • полное время заседания;
  • этапы обсуждения вопросов, вынесенных на повестку дня;
  • сколько времени отводится на выступление участников при обсуждении необходимых вопросов.

Оптимально начинать мероприятия с обсуждения вопросов наибольшей важности (например, стратегия развития, долговременные планы, программы расширения и т. п.), поскольку в начале заседания участники Совета обладают повышенным вниманием к рассматриваемым вопросам, поэтому их вовлеченность максимальна. В дальнейшем концентрация их внимания неизменно снижается.

Желательно, чтобы любое заседание было открыто докладом руководителя компании (длительность такого выступления должна составлять 20-25 мин.). В рамках него руководящее лицо напомнит участникам о главных моментах стратегии, в соответствии с которой намечено развитие компании; донесет информацию об внешних изменениях, способных оказать влияние на организацию; расскажет о главных трудностях проведения стратегии организации.

Затем следует начать взаимодействие по вопросам, которые были обозначены в речи руководителя компании. В процессе такого обсуждения участники могут определить трудности, которые, на их взгляд, важны с позиции проведения стратегии предприятия. Возможны ситуации, когда для обозначения довольно важных проблем, от которых зависит правильная стратегия организации, необходимо выступления участника исполнительного органа. В его обязанности входит работа по обсуждаемому направлению. Выступление такого лица должно длиться от 15 до 20 мин.

Большая часть зарубежных фирм проводят каждый год  особые заседания Совета. В рамках данных мероприятий обсуждаются важные вопросы, касающиеся стратегического менеджмента на предприятии. Прочие вопросы, вынесенные на повестку дня, идут после работы над проблемами, связанными со стратегическими решениями организации, и принятия общих решений.

Лучше заранее определиться с вопросами, касающимися перерывов в заседании (и с их организацией). Это позволит повысить качество работы участников, их концентрацию по отношению к обсуждаемым проблемам. Согласно статистике, эффективность таких мероприятий можно существенно повысить, если во время заседаний применять передовые технические решения (например, для презентаций), благодаря которым участникам будет легче воспринимать подаваемую информацию. Следует заблаговременно позаботиться об обучении участников обсуждения работе со средствами, использующими новые технологии.

Оформление и предоставление данных

Создание единых коммерческих стилей в процессе оформления и подачи данных, применение таковых в процессе заседания Совета – еще одна возможность сформировать или улучшить корпоративную культуру. Кроме того, такие стили способствуют большей эффективности проведения заседаний. Все вопросы должны идти согласно информационному пакету, таковой предварительно высылается всем участникам Совета.

Заседание обязательно должно протоколироваться, причем подобные документы следует составлять как можно детальнее и подробно отражать в них суть обсуждаемых вопросов. В конце мероприятия председательствующее лицо (или секретарь Совета) оглашает дату, место и время, назначенные для очередного заседания, а также оповещает участников о том, когда они смогут получить протокол текущего заседания.

Протоколирование, процедуры и нормы подготовки требуется соблюдать для следующих целей:

  • Улучшение качества работы Совета.
  • Уменьшение числа рисков при вынесении решений.
  • Снижение количества возможных исковых заявлений против участников Совета, где могут содержаться обвинения в плохом выполнении соответствующих обязанностей.
  • Качественное соблюдение интересов владельцев компании.

Во многих иностранных организациях есть практика, согласно которой перед любым подобным заседанием проводится ужин, куда приглашаются члены Совета (иногда и участники исполнительного органа). Понятно, что какой-то четкой повестки подобные мероприятия не имеют – целью их организации является укрепление неофициального общения, улучшение взаимодействия между участниками (а также между членами Совета и менеджментом). Помимо этого, данный ужин просто психологически помогает участникам лучше настроиться на эффективную деятельность, качественнее обмениваться мнениями в более расслабленной обстановке – не только насчет проблем повестки дня, но и по любым вопросам, касающимся работы компании.